Nachrichten und KI-Bot

Wie lange Nachrichten zu deinen Buchungen gespeichert bleiben und was davon ausgenommen ist.

So kopierst du eine bestehende Automatisierung mit allen Einstellungen. Die Kopie startet pausiert, damit kein Gast eine Nachricht doppelt bekommt.

Welche Bedingungen eine Automatisierung prüfen kann, etwa Check-in, Zahlung oder Kaution, und wann sie mit den drei Zeitmodi sendet.

Kopie an dich selbst, Hinweis bei einem Stammgast und Storno-Info an die Reinigung: Automatisierungen mit festem Empfänger statt dem Gast.

Mit „Nicht senden, wenn gerade eine Unterhaltung läuft“ platzt keine Automatisierung in ein Gespräch. Wann das greift und wo du ausgelassene Nachrichten siehst.

Der Schalter „Auch senden, wenn der Sendezeitpunkt bereits vorbei ist“: was nachgeholt wird und warum kurzfristige Buchungen mehrere Mails bekommen.

Eine einzelne geplante Nachricht bei genau einer Buchung streichen oder ihren Text ändern, ohne die Automatisierung anzufassen.

Instagram-Business-Konto verbinden, wo die Nachrichten landen und warum eine Antwort nur innerhalb von 24 Stunden geht.

Den KI-Bot für eine einzelne Buchung oder einen Gast stummschalten, ohne ihn für das ganze Konto auszuschalten.

Globale Anweisungen, FAQ, worauf der Bot zugreifen darf, Check-in-Zeiten und wie der Bot deine FAQ in seine Antworten übernimmt.

Alle Platzhalter für Nachrichtenvorlagen, Automatisierungen und Gästeseiten auf einen Blick, nach Kategorien wie im Platzhalter-Menü.

Wer für WhatsApp-Nachrichten zahlt (Meta direkt, nicht Xentra), warum es kein WhatsApp-Guthaben gibt und wie sich KI-Credits davon unterscheiden.

So setzt du Links wie Check-in, Türöffnung oder Gästemappe in einer Meta-Vorlage als Button und siehst im Verlauf, was beim Gast ankam.

Wo der Posteingang liegt, Kanal-Menü, Nachrichten ohne Buchung, Weiterleiten und KI-Hilfe beim Schreiben; mit Verweisen auf Bot, Vorlagen und Automatisierungen.

Gästekontakte: automatische Anlage, Suche und Filter, Stammgäste und VIP, Kontaktdetails mit Buchungen und Nachrichten, Zusammenführen und Firmendaten.

Gäste mit Newsletter-Einwilligung filtern, die Liste als CSV exportieren, zum Beispiel für Brevo, und eine Einwilligung am Kontakt widerrufen.

KI-Assistent, automatische Antworten, Gästeseiten-Generator und mehr.

Einwilligung, Antwortmodus, Objekte, Wissen, Autonomie, Stil mit Wartezeit, Kanäle und KI-Kennzeichnung des Messaging Bots.

Wann der Messaging Bot WhatsApp-Anfragen ohne Buchung beantwortet und wie er Preise und Verfügbarkeit wie auf deiner Buchungsseite nennt.

Status, Eingang und Ausgang, Filter nach Unterkunft, Portal und Kanal, Wiedervorlage und Übersicht: so behältst du deinen Posteingang im Griff.

Wie Gastnachrichten in deine Sprache und deine Antworten in die Sprache des Gastes übersetzt werden, wo du das einstellst und was es kostet.

Meta-Vorlagen im Vorlagen-Editor anlegen, aus Xentra-Vorlagen übernehmen, Variablen, Beispielwerte, Einreichen, Ablehnung und englische Fassung.

Persönlicher KI-Assistent für Fragen, Setup-Analyse und Datenauswertung.

Booking.com blockiert Links oder Gäste-E-Mails? So erlaubst du deine Domain und deine Xentra-Absenderadresse im Extranet unter Sicherheitseinstellungen.

Bewertungen von Airbnb, Booking.com und Expedia einsammeln, auswerten und beantworten, über Channex (voll) oder Beds24 (nur lesen). Andere PMS liefern keine.

Xentra bewertet deine Airbnb-Gäste automatisch 48 Stunden nach Abreise, mit deinen eigenen Texten. Ein Schalter in den Einstellungen genügt.

Echte Airbnb-/Booking.com-Bewertungen mit einer Zeile Code auf der eigenen Website anzeigen.

Wie eine Automatisierung aufgebaut ist: alle Auslöser, alle Bedingungen und die drei Zeitmodi.

Fertige Rezepte: Check-in-Erinnerung und Anreiseinfos, Last-Minute, eine Nacht, späterer Check-out, Danke & Bewertung.

Eigene Felder wie Schlüsselbox-Code oder Anfahrt in Vorlagen nutzen: Schreibweise, mehrzeilige Werte, ein Wert je Sprache und mehrere Zimmer.

Vorlagen anlegen, auf Objekte beschränken, Betreff und Text mit Platzhaltern schreiben, Live-Vorschau, KI, Duplizieren und WhatsApp-Vorlagen.

Mit {{booked_services}} gebuchte Services nennen und mit {{available_services}} noch buchbare anbieten, inklusive Vorschau und Grenzen.

Welcher Platzhalter für Check-in-Zeit, Zugangszeit, Türcode, Gästekarten, Rechnungslink und übernommene Links aus anderen Systemen der richtige ist.

Empfänger, Kanal und Fallback, Vorlage und Objekte, die Filter unter „Für welche Buchungen?“ und das Nachholen verpasster Zeitpunkte.

Der Auslöser Zusatzservice gebucht: nur für bestimmte Services, Schadensfreistellung, erneutes Auslösen, und Nachrichten an feste Adressen im Verlauf.

WhatsApp über Xentra mit „Mit Facebook verbinden“, Konto aus eigener Meta-App teilen, Status auf der WhatsApp-Karte und der Entwickler-Weg über Meta direkt.

E-Mail-Add-on: eigene Domain (DNS) oder „in deinem Namen" bei Gmail/GMX, dazu die Weiterleitung, die Antworten in Xentra sichtbar macht.

Unterhaltungen einem Teammitglied zuweisen, steuern wer welche Unterhaltungen überhaupt sieht, und live sehen, wer woran arbeitet.

Der Bot sortiert eingehende Nachrichten in Kategorien, du legst fest welche Kategorie wie dringend ist, und die Liste sortiert danach.

Warum du Gästen bei Agoda- und Feratel-Buchungen über den Channel Manager per E-Mail schreibst und was mit deinen Automatisierungen passiert.

Lege fest, über welchen Kanal eine Automatisierung rausgeht, was einspringt, wenn er nicht zustellt, und wann zusätzlich WhatsApp gesendet wird.

Wie viele Bilder pro Kanal gehen, warum PDFs nicht anhängbar sind und wie Bilder trotzdem automatisch zum Gast kommen.

## Firmenbuchungen und Anrede: Platzhalter für Firma und Begrüßung Buchst du für Firmen, steht als Gast oft nur der Firmenname, etwa „St…

Xentra-Werte wie Check-in-Link, Check-in-Status oder Türcode über PMS Feld-Regeln in ein Feld deines PMS schreiben und dort als Platzhalter nutzen.

Eine Vorlage in mehreren Sprachen anlegen, automatisch übersetzen lassen und festlegen, was ein Gast mit einer anderen Sprache bekommt.

Welche Platzhalter in der Gästemappe besonders funktionieren: Rechnungspasswort, Gästekarten-Link, Hausregeln, Check-out-Link, Türcodes und WLAN.