Automatisierungen: verpasste Zeitpunkte nachholen

Der Schalter „Auch senden, wenn der Sendezeitpunkt bereits vorbei ist“ steht im Baustein „Wann wird gesendet?“, direkt beim Zeitpunkt. Es gibt ihn nur bei Auslösern mit Datum und Uhrzeit. Ohne ihn gilt: Ist der Zeitpunkt („5 Tage vor Anreise, 10:00“) schon vorbei, wenn die Buchung ankommt, entsteht für diese Buchung keine Nachricht und auch kein Fehler, auch wenn er erst wenige Minuten zurückliegt. Mit dem Schalter geht sie bei einer neuen Buchung wenige Minuten nach Eingang raus.

Der Schalter wirkt auch auf Buchungen, die schon im System sind: Verpasste Nachrichten werden innerhalb weniger Minuten nachgeholt. Prüf nach dem Einschalten die geplanten Nachrichten der nächsten Anreisen. Nachrichten vor oder zur Anreise gehen dabei nie an Gäste, deren Anreisetag schon vorbei ist.

Kurzfristige Buchungen: mehrere Mails auf einmal

Ist der Schalter bei einer Erinnerung an, etwa „Check-in Erinnerung 2 Tage vor Anreise“, bekommt ein Gast, der für heute bucht, sie wenige Minuten nach Eingang, zusammen mit Buchungsbestätigung und Check-in-Einladung. Schalte den Schalter bei solchen Erinnerungen aus: Automatisierung öffnen, beim Zeitpunkt den Schalter aus, Speichern.

Nachholen und Bedingungen

Wird eine Nachricht mit Bedingung nachgeholt, prüft Xentra die Bedingung sofort, also wenige Minuten nach Eingang der Buchung. Steht die Bedingung auf „Einmal zur eingestellten Zeit prüfen“, ist zum Beispiel der Online-Check-in bei einer Buchung für heute fast nie schon fertig: Die Nachricht für „Bedingung erfüllt“, etwa die Check-in-Anleitung, entfällt dann für diese Buchung; ist eine Nachricht für „nicht erfüllt“ eingestellt, geht stattdessen diese raus. Damit die Nachricht auch bei kurzfristigen Buchungen ankommt, wähl „Ab der geplanten Zeit warten, bis erfüllt“. Dann geht sie raus, sobald die Bedingung erfüllt ist, zum Beispiel sobald der Gast eingecheckt hat.

Verpasste Nachrichten nach dem Umstellen nachholen

„Einmal zur eingestellten Zeit prüfen“ ist nur noch zusammen mit einer Nachricht für „nicht erfüllt“ wählbar. Ist eine Automatisierung schon ohne diese Nachricht so gespeichert, bleibt die Einstellung erhalten, der Editor warnt aber rot darunter. Stellst du sie auf „Ab der geplanten Zeit warten, bis erfüllt“ oder auf sofort senden um und speicherst, fragt Xentra zum Beispiel: „2 Gäste haben diese Nachricht verpasst“. Gezählt werden Gäste, deren Nachricht wegen der nicht erfüllten Bedingung entfallen ist und deren Anreise noch kommt; stornierte Buchungen zählen nicht. Mit „Ja, nachholen“ werden diese Nachrichten wieder eingeplant und gehen raus, sobald die Bedingung erfüllt ist. Mit „Nein“ bleibt alles, wie es ist.

Nach dem Umstellen auf Warten fragt Xentra, ob die verpassten Nachrichten nachgeholt werden sollen.

Auf „Nach Buchung“ umstellen: bestehende Buchungen nachholen

„Nach Buchung“ greift nur bei neuen Buchungen. Stellst du eine Automatisierung von einem Zeitpunkt (zum Beispiel „3 Tage vor Anreise“) auf „Nach Buchung“ um und speicherst, fragt Xentra deshalb nach, zum Beispiel: „2 Buchungen haben diese Nachricht noch nicht bekommen“. Gezählt werden bestehende Buchungen mit kommender Anreise, für die diese Nachricht weder verschickt noch geplant ist; stornierte Buchungen zählen nicht. Mit „Ja, jetzt senden“ geht sie an genau diese Buchungen, jede bekommt sie einmal. Mit „Nein, nicht senden“ bleibt alles, wie es ist. Waren schon Nachrichten geplant, fragt Xentra vorher, ob du sie anpassen willst; die Frage zum Nachholen kommt danach. Legst du eine neue Automatisierung mit „Nach Buchung“ an, fragt Xentra nicht: Sie geht nur an neue Buchungen.

Sind es viele Nachrichten, gehen sie nach und nach raus. Der Dialog sagt dir, wie lange das dauert.

Nach dem Umstellen auf „Nach Buchung“ fragt Xentra, ob die Nachricht an die bestehenden Buchungen gehen soll, die sie noch nicht bekommen haben.

Kanal, Fallback und Filter einer Automatisierung stehen unter Automatisierungen einrichten: Kanal, Fallback, Filter und Nachholen.