Automatisierungen: nicht mitten in ein Gespräch senden

Eine Nachricht wie „Guten Morgen, ist alles okay?“ wirkt seltsam, wenn du gerade mit dem Gast schreibst. Dafür gibt es bei jeder Automatisierung an Gäste die Option „Nicht senden, wenn gerade eine Unterhaltung läuft“.

So schaltest du sie ein

Nachrichten & KI-Bot, Automatisierungen, die Automatisierung mit Bearbeiten öffnen, den Baustein „Wann wird gesendet?“ aufklappen, unter „Auch senden, wenn der Sendezeitpunkt bereits vorbei ist“ den Schalter „Nicht senden, wenn gerade eine Unterhaltung läuft“ einschalten und Speichern. Die Option ist bei jeder Automatisierung zuerst aus.

Im Baustein „Wann wird gesendet?“ steht die Option direkt unter „Auch senden, wenn der Sendezeitpunkt bereits vorbei ist“.

Wann eine Nachricht ausgelassen wird

Ist die Option an, prüft Xentra kurz vor dem Versand die letzten 2 Stunden: Hat dein Gast geschrieben, oder hast du bzw. der Bot ihm geantwortet, wird die Nachricht ausgelassen und nicht nachgeholt. Antworten, die du in der Airbnb-App, im Extranet oder in deinem PMS schreibst, zählen mit. Andere Automatisierungen und interne Notizen zählen nicht.

Ausgelassene Nachrichten erkennst du am Hinweis „Ausgelassen, weil gerade eine Unterhaltung lief“.

Wofür sie gedacht ist

Für Nachrichten, die in einem laufenden Gespräch überflüssig sind, etwa „Ist alles okay?“ am Tag nach der Anreise. Schalte sie nie bei Check-in-Infos, Türcodes oder Anreisehinweisen ein: Die würden sonst ausfallen.

Die Option gibt es nur, wenn die Nachricht an den Gast geht. Bei „Gastgeber (eigene E-Mail)“, Eigentümer, Verwalter oder einer individuellen Adresse verschwindet sie und ist aus. Hast du einen zusätzlichen Kanal (zum Beispiel WhatsApp) an der Automatisierung, übernimmt er die Einstellung.

Auf dem Handy: die eingeschaltete Option mit ihrer Erklärung.

Die Pause des Bots im Gespräch gilt nur für den Bot. Automatisierungen hältst du mit dieser Option zurück.