Automatisierungen: Bedingungen und Zeitmodi
Welche Bedingungen eine Automatisierung prüfen kann, etwa Check-in, Zahlung oder Kaution, und wann sie mit den drei Zeitmodi sendet.
Aktualisiert am 12. November 2026
Eine Automatisierung unter Automatisierungen öffnen kann im Schritt „Was wird gesendet?“ eine Bedingung bekommen. Hier steht, welche Bedingungen es gibt und wann geprüft wird. Wie der Editor aufgebaut ist und welche Auslöser es gibt: siehe Automatisierungen: Auslöser, Bedingungen und Zeitmodi.
Bedingungen
Über „Bedingung hinzufügen“ bekommt eine Automatisierung eine Bedingung. Vorausgewählt ist Check-in Status, die anderen findest du im Feld Bedingungstyp:
| Bedingung | Was geprüft wird |
|---|---|
| Check-in Status | Ist der Online-Check-in vollständig abgeschlossen, inklusive Kurtaxe und Meldepflicht? |
| Gästeseite besucht | Hat der Gast seine Gästemappe schon geöffnet? |
| Telefonnummer vorhanden | Liegt eine Telefonnummer des Gastes vor? |
| Buchungsportal | Kommt die Buchung von dem gewählten Portal? |
| Gästeanzahl | Erwachsene plus Kinder, verglichen mit deinem Wert. Babys zählen nicht mit. |
| Buchungsvorlauf | Tage zwischen Buchung und Anreise |
| Aufenthaltsdauer | Nächte zwischen An- und Abreise |
| Nächte nach der Abreise frei | Sind die Nächte ab dem Abreisetag noch frei, ohne Anschlussbuchung, Blockierung oder offene Anfrage? |
| Wiederkehrender Gast | War der Gast schon einmal bei dir? |
| Finale Rechnung vorhanden | Gibt es eine finale Rechnung? Entwürfe und stornierte Rechnungen zählen nicht. |
| Zusatzservice gebucht | Hat der Gast einen Zusatzservice gebucht, auf Wunsch nur bestimmte? |
| Alle Rechnungen bezahlt | Gibt es mindestens eine finale Rechnung und ist jede finale Rechnung bezahlt, auch Anzahlungs- und Monatsrechnungen? Entwürfe, stornierte Rechnungen und Gutschriften zählen nicht. Bei mehreren Zimmern zählen die Rechnungen aller nicht stornierten Zimmer. |
| Buchung als bezahlt markiert | Ist die Buchung als bezahlt markiert, von dir auf der Buchungsseite oder von deinem PMS? Bei mehreren Zimmern zählt das Hauptzimmer. |
| Kaution eingegangen | Ist jede Kaution der Buchung eingegangen oder schon abgerechnet? Es muss mindestens eine Kaution angefordert sein. Ein Zimmer ohne Kaution blockiert nicht, Kautionen stornierter Zimmer zählen nicht. |
Mit den drei Zahlungs-Bedingungen und „Ab der geplanten Zeit warten, bis erfüllt“ geht die Nachricht automatisch raus, sobald die Zahlung oder die Kaution erfasst ist, frühestens zur eingestellten Zeit. Typisch: Anreiseinfos mit Schlüsselcode erst nach Zahlung der ersten Rechnung oder nach Eingang der Kaution.
Die Bedingungen „Alle Rechnungen bezahlt“ und „Buchung als bezahlt markiert“ am Ende des Felds „Bedingungstyp“.
Bei Gästeanzahl, Buchungsvorlauf und Aufenthaltsdauer wählst du den Vergleich: „ist mehr als (>)“, „mindestens (≥)“, „weniger als (<)“, „höchstens (≤)“ oder „genau (=)“.
Alle Bedingungen im Feld „Bedingungstyp“
Zu einer Bedingung gehören zwei Vorlagen: oben die Nachricht, wenn die Bedingung erfüllt ist, im Bedingungsblock die Nachricht, wenn sie nicht erfüllt ist. „Keine Nachricht“ ist in beiden Fällen eine gültige Wahl, dann geht in diesem Fall bewusst nichts raus. Eine Automatisierung mit Bedingung deckt also beide Fälle ab. Legst du für den zweiten Fall trotzdem eine eigene Automatisierung an und trägst dort im „nicht erfüllt“-Zweig wieder eine Vorlage ein, bekommt jeder Gast zwei Nachrichten.
Die drei Zeitmodi
Unter „Wann sollen diese Nachrichten verschickt werden?“ wählst du, wann geprüft wird:
| Modus | Verhalten |
|---|---|
| Sofort senden, sobald erfüllt (Zeit ignorieren) | Die erste Nachricht geht raus, sobald die Bedingung erfüllt ist. Der Tag des Auslösers ist nur der früheste Start, das Feld „Uhrzeit“ ist ausgeblendet. Die „nicht erfüllt“-Nachricht kommt am Anreisetag zur Check-in-Zeit. |
| Einmal zur eingestellten Zeit prüfen | Zur Uhrzeit wird einmal geprüft und die passende Vorlage gesendet. Danach ist die Regel für diese Buchung erledigt. Wählbar nur zusammen mit einer Nachricht für „nicht erfüllt“, sonst bekäme ein Gast ohne erfüllte Bedingung gar nichts. |
| Ab der geplanten Zeit warten, bis erfüllt | Zur Uhrzeit wird geprüft und die passende Vorlage gesendet. Wird die Bedingung später doch noch erfüllt, kommt die erste Nachricht trotzdem. Bei Auslösern rund um die Abreise wird bis 00:00 Uhr UTC am 7. Tag nach der Abreise gewartet, bei allen anderen bis 00:00 Uhr UTC am Tag nach der Abreise. Danach geht diese Nachricht nicht mehr raus. |
Die drei Zeitmodi einer Bedingung
Der Modus „Ab der geplanten Zeit warten, bis erfüllt“ nennt im Hinweis, bis wann nach der Abreise gewartet wird.
Bei Buchungsvorlauf, Aufenthaltsdauer und Nächte nach der Abreise frei gibt es nur „Einmal zur eingestellten Zeit prüfen“, die Auswahl ist dort ausgeblendet. Im Modus „sofort“ geht die Nachricht beim Check-in Status ohne Verzögerung raus, bei den anderen Bedingungen kann es bis zu 5 Minuten dauern.
Schließt ein Gast den Check-in ab, wird eine wartende Nachricht sofort ausgelöst. Auch wer erst kurz vor der Anreise eincheckt, bekommt seine Anreiseinfos also rechtzeitig.
Türcode nach der Abreise: Eine automatische Nachricht an den Gast mit Türcode oder Türlink geht in keinem Modus mehr raus, sobald sein Zugang vorbei ist (Check-out-Zeit plus Puffer für Türcodes), auch nicht über „Erneut versuchen“. Sie steht dann an der Buchung als „Übersprungen“ mit dem Hinweis „Nie gesendet: Die Nachricht enthält einen Türcode oder Türlink, und der Aufenthalt war schon vorbei.“
An der Buchung steht eine Nachricht mit Türcode nach dem Aufenthalt als „Übersprungen“, mit dem Hinweis warum.