Automatisierungen: Kanäle, Ersatz und zusätzlich per WhatsApp

Worüber eine Automatisierung rausgeht, stellst du unter Automatisierungen öffnen in der Automatisierung im Baustein „Kanäle“ ein.

Der Weg und was einspringt

Oben steht der Weg, über den die Nachricht rausgeht, zum Beispiel dein PMS (Smoobu, Channex, Hostaway). Darunter, eingerückt, was einspringt, wenn dieser Weg nicht zustellt: „falls nicht zustellbar: E-Mail“. Neue Automatisierungen an den Gast starten mit genau dieser Kombination.

• Mit „Ersatz, falls nicht zustellbar“ hängst du einen weiteren Ersatz an, zum Beispiel SMS.
• Mit dem X nimmst du einen Ersatz wieder heraus. Ohne Ersatz geht die Nachricht nur über den ersten Weg.
• Angeboten wird nur, was möglich ist. Ist ein Kanal nicht verbunden, steht er grau da, mit „nicht verbunden“ und „Einrichten“.

Zusätzlich über einen weiteren Kanal

Mit „Zusätzlich senden über“, „WhatsApp“ geht dieselbe Nachricht zur selben Zeit und für dieselben Buchungen zusätzlich per WhatsApp an den Gast. Du brauchst dafür keine zweite Automatisierung. Zeitpunkt, Filter, Bedingung und An/Aus übernimmt der zusätzliche Kanal von der Automatisierung.

• Für WhatsApp wählst du eine von Meta freigegebene WhatsApp-Vorlage. Hat die Automatisierung eine Bedingung, wählst du je eine für „erfüllt“ und „nicht erfüllt“.
• SMS als zusätzlicher Kanal schickt die Nachricht aus dem Baustein „Nachricht“.
• Gäste ohne Handynummer bekommen nur den ersten Weg; die WhatsApp zählt dann als übersprungen, nicht als Fehler.
• Hast du eine Buchung auf einen Kanal festgelegt, geht dort nur dieser eine Weg raus.
• In der Liste steht an der Automatisierung „+ WhatsApp“. Löschst du die Automatisierung, ist auch der zusätzliche Kanal weg.

Eine Buchung auf einen Kanal festlegen

In der Buchung im Reiter Nachrichten oder im Posteingang wählst du den Kanal, über den du mit diesem Gast schreibst. Xentra merkt ihn sich für diese Buchung: Alle automatischen Nachrichten der Buchung gehen dann über diesen Kanal, bei E-Mail an die Adresse, die der Gast im Online-Check-in angegeben hat. Für alle anderen Buchungen gilt weiter, was in der Automatisierung steht.

Auf einen Blick in der Liste

Rechts in jeder Zeile der Automatisierungen siehst du, worüber sie rausgeht: das Logo deines PMS oder des Kanals, daneben klein mit Pfeil den Ersatz und mit Plus den zusätzlichen Kanal. Fährst du mit der Maus darüber, steht es im Klartext da, zum Beispiel „falls nicht zustellbar: E-Mail“ und „zusätzlich: WhatsApp“.