Aufgaben zuweisen: Vertretung, Pool und Dienstplan

Wer eine neue Aufgabe bekommt, wer einspringt, wie deine Leute Aufgaben annehmen und wie du eine Abwesenheit einträgst. Alles steht unter Reinigung & Wartung, Verwaltung, Einstellungen, Zuweisung. Ganz oben steht in einem Satz, nach welcher Regel gerade verteilt wird.

Einstellungen, Zuweisung: Regel, Pool, Dienstplan und die Kräfte pro Einheit

Kräfte pro Einheit: die Reihenfolge

Unter Wer ist vorgesehen? steht jede Einheit mit ihren Leuten, zum Beispiel „Anna Novak, Vertretung Tom Weber“. Hak eine oder mehrere Einheiten an und klick Kräfte festlegen (oder den Stift an einer Zeile). Die erste Person bekommt neue Aufgaben, die weiteren sind Vertretung. Die Reihenfolge änderst du mit den Pfeilen.

Kräfte festlegen: Reihenfolge, Arbeitstage und Vorschau

Beim Speichern zeigt Xentra vorher, wie viele offene, noch nicht zugewiesene Aufgaben die neue Liste bekommen. Bereits zugewiesene oder begonnene Aufgaben bleiben, wie sie sind. Für Einheiten ohne eigene Kräfte gilt Standard; steht der auf „Nicht zugewiesen“, bleibt die Aufgabe ohne Person.

Arbeitstage pro Person

Unter Einstellungen, Team & weitere Nutzer trägt jede Person bei Verfügbar an ihre Wochentage. Die automatische Zuweisung nimmt die erste Person der Liste, die am Tag der Aufgabe arbeitet. Ohne Angabe gilt jemand an allen Tagen als verfügbar. Ist an dem Tag niemand verfügbar, bleibt die Aufgabe offen, du bekommst „Keine verfügbare Reinigungskraft“, und sie erscheint in der Übersicht unter Braucht dich.

Team: Aufgaben-Schalter und „Verfügbar an“ bei einer Person

So trennst du zum Beispiel zwei Reinigungsfirmen nach Wochentagen: beide als eigenes Teammitglied anlegen, bei der einen „Verfügbar an“ auf Di bis Sa, bei der anderen auf So und Mo, und bei jeder Einheit beide eintragen. Dass die zweite als Vertretung geführt wird, ändert nichts, sie bekommt ihre Tage trotzdem.

Einheiten am Teammitglied sind Sichtbarkeit, nicht Zuweisung

Die Einheiten, die du bei einer Person im Team einträgst, legen nur fest, was sie sehen darf. Wer eine Aufgabe bekommt, steht ausschließlich unter Wer ist vorgesehen?. Fehlt einer Person der Zugriff auf eine Einheit, zeigt Kräfte festlegen das als „kein Zugriff auf …“ an, mit dem Weg ins Team.

Aufgaben-Pool: selbst übernehmen

Mit Aufgaben-Pool sehen deine Kräfte offene, nicht zugewiesene Aufgaben ihrer Einheiten unter Zum Übernehmen und können sie sich nehmen. Eine eigene, noch nicht begonnene Aufgabe können sie über Zurück in den Pool wieder abgeben. Mit Pool wird eine Aufgabe, die niemand bekommt, automatisch dort angeboten.

Annahme: bestätigen oder ablehnen

Mit Bestätigung erforderlich muss die Person eine zugewiesene Aufgabe annehmen oder ablehnen. Bei Bestätigung anfragen wählst du, wann gefragt wird: Bei Zuweisung oder 1, 2, 3 oder 7 Tage vorher. Bis dahin steht auf der Aufgabe „Bestätigung ab“ mit Datum. Planst du wiederkehrende Aufgaben im Voraus, ist „Bei Zuweisung“ gesperrt. Die Bestätigungsfrist (2, 6, 12, 24 oder 48 Stunden, voreingestellt 24) läuft ab der Anfrage.

Unbeantwortete Anfragen siehst du unter Planung, Annahme offen. Unter Ablehnung und Frist legst du fest, was passiert, wenn jemand ablehnt oder die Frist verstreicht:

Automatisch an Vertretung weitergeben: die nächste Person der Einheit bekommt sie. Das wirkt nur zusammen mit der Annahme-Bestätigung, ohne sie gibt es keinen Auslöser.
Bei Ablehnung: Zurück in den Aufgaben-Pool oder Zugewiesen lassen (manuell neu zuweisen). Das gilt erst, wenn keine Vertretung mehr übrig ist.
Nicht bestätigt nach Frist → in den Pool.

Sonst bleibt die Aufgabe zugewiesen und taucht in der Übersicht unter Braucht dich auf.

Du selbst als Vertretung: Dich als Gastgeber kannst du nicht in die Reihenfolge setzen. Willst du einspringen, stell Bei Ablehnung auf Zugewiesen lassen (manuell neu zuweisen) und lass Benachrichtigung bei Ablehnung an. Lehnt die letzte Person ab, wählst du in der Aufgabe bei „Zugewiesen an“ dich selbst.

Solange eine Aufgabe nicht angenommen ist, kann die Person ihren Status nicht ändern. Du, deine Admins und Teammitglieder mit „Aufgaben und Reinigung: Bearbeiten“ können sie trotzdem auf Erledigt setzen, wenn die Reinigung gemacht, aber nie angenommen wurde. Erst dann zählt sie in der Monatsabrechnung.

Dienstplan: wer wann Dienst hat

Mit Dienstplan aktivieren gehen neue Aufgaben zuerst an die Person im Dienst, dann an die Kräfte der Einheit, dann an Standard. Der Dienstplan gilt für Check-out-Reinigungen und bei ausgeschaltetem Pool auch für andere Aufgaben ohne Zuweisung.

Den Plan führst du unter Planung, Dienstplan als Kalender oder Liste. Eintrag hinzufügen (oder ein Klick auf einen Tag): Person, Einheiten (alle oder ausgewählte), Von und Bis, Art Im Dienst, Urlaub, Krank oder Sonstige Abwesenheit. Rotation generieren legt wöchentliche Dienste für mehrere Personen im Wechsel an. Mit Pool-Übernahme außerhalb der eigenen Woche (Erlauben, Erlauben mit Hinweis, Blockieren) legst du fest, ob jemand Pool-Aufgaben aus einer Woche nehmen darf, in der eine andere Person Dienst hat.

Dienstplan mit Dienst, Urlaub und Krankheit

Eine Abwesenheit nimmt die Person für diese Tage aus der automatischen Zuweisung, auch wenn sie im Dienst eingetragen ist. Neue Aufgaben gehen dann an die Vertretung im Dienstplan, sonst an die nächste Kraft der Einheit. Das wirkt nur auf Aufgaben, die nach dem Eintrag entstehen. Schon angelegte Aufgaben weist du um, am schnellsten unter Planung, Liste mit Abhaken oder Auswählen und Zuweisen. Deine Kräfte sehen, dass jemand abwesend ist, aber nicht warum.

Abwesende beim Zuweisen von Hand: Auch wenn du selbst zuweist, siehst du, wer laut Dienstplan fehlt. In der Aufgabe bei Zugewiesen an und in Neue Aufgabe (sobald ein Fälligkeitsdatum gewählt ist) steht eine Person, die am Tag der Aufgabe abwesend ist, grau und durchgestrichen mit „Abwesend am Do“, also dem Wochentag der Aufgabe. Bei der schnellen Zuweisung im Kalender ist sie ausgegraut. Unter Planung, Liste zeigt Zuweisen bei der Person, wie viele der ausgewählten Aufgaben auf einen freien Tag fallen, und in der Vorschau an der Aufgabe „Abwesend am …“. Auswählen kannst du die Person trotzdem. Genauso markiert sind Tage, an denen jemand laut Verfügbar an nicht arbeitet („Nicht verfügbar am …“).