Reparaturen einplanen: freie Tage je Einheit

Unter Reinigung & Wartung, Planung, Reparaturen stehen alle offenen Wartungs- und sonstigen Aufgaben, die noch keinen Termin haben oder deren Termin schon vorbei ist. So planst du Reparaturen an Tagen, an denen die Wohnung leer ist. Aufgaben aus einer Wiederholregel stehen hier nicht.

Die Liste

• Zwei Gruppen: Überfällig (der Termin ist vorbei, etwa „fällig war 02.11.“) und Ohne Termin (etwa „seit 09.11.“).
• Jede Zeile nennt Einheit, zuständige Person, seit wann die Aufgabe offen ist, und den nächsten ganz freien Tag der Einheit, zum Beispiel „heute frei“ oder „frei ab Mo 16.11.“.
• Oben wählst du, wie weit Xentra nach freien Tagen sucht: 2 Wochen oder 4 Wochen. Daneben steht, wie viel noch offen ist, etwa „5 Aufgaben noch einplanen · 2 Einheiten“. Filtern grenzt nach Einheit, Art und Person ein.

Reparaturen am Computer: überfällige Aufgaben und Aufgaben ohne Termin, jeweils mit dem nächsten freien Tag der Einheit

Einen Tag wählen

Einplanen öffnet rechts die Tage der Einheit ab heute, für 2 oder 4 Wochen:

• frei: weiße Tage ohne Gäste.
• grau: Gäste in der Wohnung („Gast da“), An- oder Abreise mit Uhrzeit oder im Kalender blockiert. Wählst du so einen Tag, fragt Xentra erst nach, zum Beispiel „An diesem Tag sind Gäste in der Wohnung. Trotzdem einplanen?“.
• Steht an einem Tag eine Reinigung an, siehst du sie als eigene Karte.

Unter Zugewiesen an wählst du die Person. Einplanen am … speichert Tag und Person, ohne Uhrzeit. Die Aufgabe verschwindet aus den Reparaturen und steht ab dann im Kalender und in der Liste der Planung.

Einplanen auf dem Handy: freie Tage weiß, Tage mit Gästen grau, darunter die zuständige Person und ob sie eine Nachricht bekommt

Denselben Schritt erreichst du auch in der Aufgabe selbst (Reparatur einplanen, bei einer Aufgabe mit Termin Termin ändern) und in einer Problemmeldung (Wartungsaufgabe anlegen).

Wer davon erfährt

Bekommt eine zugewiesene Wartungs- oder sonstige Aufgabe einen Termin oder einen neuen, bekommt die Person eine Nachricht: in der Glocke, zum Beispiel „Wartung: Datum festgelegt“ mit Aufgabe, Einheit und Tag, als Push und per E-Mail. Mehrere Termine kurz hintereinander kommen in einer E-Mail. Einen eigenen Schalter dafür gibt es nicht: Es gilt die Einstellung Neue Aufgabe für mich der Person. Im Einplanen-Fenster steht vor dem Speichern, ob und wie sie benachrichtigt wird, etwa „bekommt nach dem Speichern eine Nachricht (Glocke, E-Mail)“.

Keine Nachricht gibt es bei Aufgaben aus einer Wiederholregel, bei Aufgaben, die du dir selbst zugewiesen hast, und wenn unter Einstellungen, Benachrichtigungen Kräfte bei Zuweisung benachrichtigen aus ist. Wechselst du gleichzeitig die Person, bekommt sie die normale Meldung zur neuen Aufgabe.

Mehr zu den anderen Ansichten: Planung: Übersicht, Kalender und Liste.