Zusatzleistung auf Anfrage: genehmigen, ablehnen, Zahlungslink

Manche Leistungen willst du erst zusagen, wenn du geprüft hast, ob es passt, typisch früher Check-in oder später Check-out. Dafür gibt es die Option Genehmigung erforderlich.

Einrichten

1. Das Produkt unter Einstellungen → Produkte anlegen.
2. In der Check-in-Vorlage (Abschnitt Zahlung & Upselling) oder in der Gästemappe (Block Produkte & Upselling) das Produkt anhaken, das Zahnrad öffnen und Genehmigung erforderlich einschalten.

Die Option hängt an der Stelle, an der du das Produkt anbietest, nicht am Produkt selbst. Im Check-in und auf der Gästeseite stellst du sie also jeweils einzeln ein.

Was der Gast erlebt

Der Gast wählt die Leistung wie jede andere, zahlt sie aber noch nicht. Er sieht, dass seine Anfrage auf deine Bestätigung wartet.

Genehmigen oder ablehnen

Bei einer neuen Anfrage bekommst du die Benachrichtigung Neue Service-Anfrage (Glocke und E-Mail). Der Knopf darin öffnet die Buchung direkt im richtigen Tab.

Von Hand: Buchung öffnen → Tab Online Check-in (nicht „Details“, auf dem die Buchung aufgeht) → Abschnitt Gebuchte Services. Die offene Anfrage ist gelb hervorgehoben, daneben stehen Genehmigen und Ablehnen. Anfragen von der Gästeseite landen an derselben Stelle.

Buchung, Tab Online Check-in: angefragte Leistung mit den Knöpfen Genehmigen und Ablehnen

Nach dem Genehmigen: der Zahlungslink

Genehmigst du eine kostenpflichtige Leistung, passiert zweierlei von selbst:

1. Xentra erzeugt einen Stripe-Zahlungslink über genau diesen Betrag.
2. Xentra schickt dem Gast den Link per E-Mail.

Du musst dafür keine Rechnung erstellen. Der Gast zahlt nur die Zusatzleistung, getrennt von allem anderen. Das ist auch der richtige Weg, wenn du als Co-Host die Zusatzleistungen getrennt von der Rechnung des Eigentümers abrechnest.

Den Link findest du jederzeit bei der Leistung unter Zahlungslink kopieren. Bei Gästen von Booking.com ist die E-Mail-Adresse anonymisiert und die automatische Mail kommt nicht immer an; dann kopierst du den Link und schickst ihn selbst.

Nimm nur einen der beiden Wege. Erstellst du zusätzlich eine Rechnung über denselben Betrag, kann der Gast zweimal zahlen.

Eine kostenlose Leistung (Preis 0) ist mit dem Genehmigen erledigt.

Abgelehnt, aber doch möglich?

Eine abgelehnte Anfrage setzt du mit Erneut öffnen zurück auf ausstehend und kannst sie dann doch genehmigen. Der Gast kann eine abgelehnte Leistung auch erneut anfragen.

Automatische Nachricht

Eine Automatisierung mit dem Auslöser Zusatzservice gebucht geht bei Leistungen mit Genehmigung direkt nach deiner Genehmigung raus, also bevor der Gast bezahlt hat. Schreib in dieser Nachricht deshalb nicht, dass das Geld schon da ist. Mehr dazu: Automatisierungen: Zusatzservice gebucht und feste Empfänger.