Portal-Rechnungen (CALC-): Provisionsbelege für Airbnb und Booking.com
Was die berechneten Portal-Belege sind, wo du sie erzeugst und warum du sie nicht zusätzlich verbuchst.
Aktualisiert am 11. November 2026
Was Portal-Rechnungen sind
Xentra stellt dir pro Portal und Quartal einen Portal-Beleg zusammen, der die Provisionen und Zahlungsgebühren von Airbnb und Booking.com aufschlüsselt. Du erkennst diese Belege an der Nummer, die mit CALC- beginnt (zum Beispiel CALC-AIRBNB-Q3/2026).
Das sind keine Rechnungen, die dir Airbnb oder Booking.com ausgestellt haben, sondern aus deinen Buchungsdaten errechnete Dokumentationsbelege für deine Buchhaltung und deine Steuerberatung.
Wo du sie erzeugst
Eingangsrechnungen, unter dem Upload-Bereich der Button „Portal-Rechnungen generieren“. Er öffnet eine Vorschau mit Portal, Quartal, Zahl der Buchungen, Provisionen und Zahlungsgebühren, je Zeile als „Neu“ oder „Update“ markiert. Mit „… Rechnungen generieren“ unten erzeugst du die Belege.
Die Vorschau „Portal-Rechnungen Vorschau“ mit Portal, Quartal und Provisionen
Den Button gibt es nur, wenn du bei der Erfassung von Portal-Provisionen „Automatisch berechnen“ gewählt hast. Hast du „Rechnungen hochladen“ gewählt, lädst du die echten Provisionsrechnungen der Portale selbst hoch, und Xentra berechnet nichts zusätzlich.
Wie du sie verbuchst: gar nicht zusätzlich
Die Provisionen sind bereits auf Buchungsebene von deinem Umsatz abgezogen. Verbuchst du den Portal-Beleg noch einmal als eigenen Aufwand, steht die Provision doppelt in deiner Buchhaltung. Lädst du trotzdem eine echte Provisionsrechnung desselben Portals hoch, fragt Xentra, welche Version du behalten willst.
Wie das in deinem Kontenrahmen aussieht, klärst du mit deiner Steuerberatung.
Ändern sich die Belege später noch?
Von allein nicht. Ein Portal-Beleg hält den Stand fest, den die Buchungen bei der Erstellung hatten.
Klickst du für dasselbe Quartal und dasselbe Portal erneut auf „Portal-Rechnungen generieren“, wird derselbe Beleg mit den aktuellen Zahlen überschrieben: die Nummer bleibt, die Beträge ändern sich. Es entsteht kein zweiter Beleg. Das ist praktisch, wenn danach noch Buchungen storniert oder korrigiert wurden, heißt aber auch, dass sich ein schon weitergegebener Beleg ändern kann. Erzeuge ihn am besten erst, wenn das Quartal abgeschlossen ist.
Falscher MwSt-Satz auf dem Portal-Beleg
Der Steuersatz auf dem CALC-Beleg kommt aus deinen Einstellungen. Für Booking.com aus dem Feld „MwSt. auf Zahlungsgebühren“ unter Einstellungen, Tab „Finanz-Import“, Portal-Einstellungen. Für Airbnb gibt es dort ein eigenes Feld für die Provisions-MwSt. Der neue Satz gilt für Belege, die du danach erzeugst oder neu generierst.
Reverse Charge bei Airbnb und Booking.com
Im Tab „Finanz-Import“ unter Einstellungen gibt es in den Portal-Einstellungen je einen Schalter „Airbnb Reverse Charge“ und „Booking.com Reverse Charge“. Ist er an, setzt Xentra die gezahlte MwSt. auf Provision und Zahlungsgebühren dieses Portals auf 0 €, in den Finanzzahlen der Buchung und auf den Portal-Belegen (CALC-): netto gleich brutto. Schalte ihn ein, wenn die Provisionsrechnungen des Portals keine MwSt. ausweisen, sondern auf Reverse Charge (Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers) verweisen. Weisen sie MwSt. aus, lass ihn aus. Schon erzeugte Belege änderst du, indem du sie neu generierst. Ob Reverse Charge für dich gilt, klärst du mit deiner Steuerberatung.
Provision im Preis enthalten?
Im Tab „Finanz-Import“ unter Einstellungen steht in der Karte „Portal Import-Konfiguration“ je Portal „Provision im Preis enthalten?“. Du kannst sie pro Portal und je Einheit abweichend setzen.
Die Karte hat sechs Reiter: Airbnb, Booking.com, Vrbo, Expedia, Agoda und Direktbuchung. Vrbo gilt auch für Buchungen, die als FeWo-direkt oder HomeAway ankommen, Direktbuchung für jeden Kanal ohne eigenen Reiter. Ein Reiter zeigt seine Schalter, sobald du eine Buchung dieses Kanals hast. Die „Reinigungsgebühr-Quelle“ (PMS oder Manuell) gibt es nur bei Airbnb und Booking.com.
Die Karte „Portal Import-Konfiguration“ im Tab „Finanz-Import“ mit den fünf Reitern Airbnb, Booking.com, Vrbo, Expedia und Direktbuchung
- Nein (der Normalfall): der importierte Preis ist der Bruttopreis des Gastes. Xentra zieht die Provision ab, um deine Auszahlung zu berechnen. Genommen wird zuerst der Provisionsbetrag, den das Portal mitliefert, sonst dein hinterlegter Provisionssatz.
- Ja: der importierte Preis ist schon um die Provision gekürzt. Xentra zieht sie kein zweites Mal ab und legt für diese Buchung keine Provisionszeile an.
Wenn du unsicher bist, vergleich eine einzelne Buchung (Preis, Provision, Auszahlung) mit der Abrechnung des Portals.
Zahlungsgebühren
Für Portale mit eigenem Zahlungseinzug entsteht zusätzlich ein Gebührenbeleg mit -FEES- in der Nummer (zum Beispiel CALC-BOOKING-FEES-Q3/2026). Er trennt die Gebühr für die Zahlungsabwicklung von der Vermittlungsprovision, beide gehören zum selben Quartal.