Eigentümerabrechnung: Monatsabschluss, SEPA-Datei und Auslagen
Alle Eigentümerabrechnungen eines Monats auf einmal versenden, als ZIP laden, per SEPA-Sammelüberweisung auszahlen und Auslagen freigeben.
Aktualisiert am 6. November 2026
Eigentümerabrechnung: Monatsabschluss
Hast du die Abrechnungen eines Monats geprüft und finalisiert, erledigst du den Rest an einer Stelle: Eigentümer & Verwalter, Reiter Abrechnungen, Monat und Empfängerart wählen, dann Monatsabschluss. Alles im Fenster wirkt auf die Belege, die gerade angezeigt werden. Freigegeben ist eine Abrechnung, sobald du sie finalisiert hast.
Monatsabschluss mit Status, Sammelversand, ZIP und SEPA-Datei
Status
Oben siehst du, wie viele Abrechnungen noch Entwurf sind, wie viele freigegeben, aber nicht versendet, wie viele versendet und wie viele ausgezahlt.
Alle auf einmal versenden
„Alle … versenden“ schickt jede finalisierte, noch nicht versendete Abrechnung an die E-Mail des Empfängers plus die zusätzlichen Empfänger aus seinen Abrechnungs-Einstellungen, mit deiner Mail-Vorlage. Danach steht je Beleg, ob er versendet wurde, ob eine E-Mail-Adresse fehlt oder ob es nicht geklappt hat. Stornobelege gehen nie automatisch raus.
Sammel-Download
- Dieser Monat als ZIP: alle finalen PDFs und E-Rechnungen des Monats.
- Alle Belege dieses Empfängers: Empfänger wählen, dann bekommst du seine Belege aus allen Monaten.
Zahlungsliste und SEPA-Datei
- Zahlungsliste als PDF: Empfänger, IBAN, Beleg und Betrag aller finalen Abrechnungen des Monats mit offenem Auszahlungsbetrag, zum Prüfen und Ablegen.
- SEPA-Datei: eine Sammelüberweisung im Format pain.001. Du liest sie im Online-Banking unter „Datei hochladen“ oder „Sammelüberweisung importieren“ ein, prüfst und gibst frei. Nur IBAN, kein BIC nötig.
- Empfänger ohne gültige IBAN stehen auf der PDF-Liste, aber nicht in der Datei. Die IBAN trägst du unter Eigentümer & Verwalter beim Empfänger nach.
- Schuldet dir ein Empfänger etwas (negativer Saldo), steht er nur auf der Liste und wird nie überwiesen.
- In die SEPA-Datei kommen nur Beträge in EUR.
- Deine eigene IBAN als Auftraggeber kommt aus dem Rechnungskreis oder aus der Bankverbindung in den Einstellungen deiner Ausgangsrechnungen und wird beim Finalisieren auf den Beleg geschrieben. Fehlt sie, gibt es nur die PDF-Liste.
Danach: als ausgezahlt markieren
Hast du die Datei bei der Bank hochgeladen und freigegeben, klick auf „Alle … als ausgezahlt markieren“. Nur diese Markierung hält fest, dass der Monat bezahlt ist. Ohne sie enthält die nächste SEPA-Datei dieselben Überweisungen noch einmal. Der Dialog nennt Anzahl und Summe und auch ältere offene Abrechnungen derselben Empfänger, die dabei mit geschlossen werden. Der Betrag geht in den Saldovortrag des nächsten Monats ein. Das lässt sich nicht rückgängig machen, bestätige also erst, wenn das Geld wirklich raus ist. Ein Download allein markiert nichts.
Freigabe für Auslagen
Einkäufe für einen Eigentümer erfasst du im Reiter „Abrechnungen“ über das Beleg-Symbol in seiner Zeile (Auslagen); wie das mit Aufschlag und Beleg geht, steht im Artikel Eigentümerabrechnung: Provision und Abrechnungs-Einstellungen.
Habt ihr vereinbart, bis zu welchem Betrag du ohne Rückfrage einkaufen darfst, trag ihn beim Empfänger ein: Eigentümer & Verwalter, Eigentümer oder Verwalter bearbeiten, Feld „Freigabe für Auslagen (€ brutto je Auslage)“. Beim Erfassen einer Auslage zeigt Xentra dann die Freigabe an und warnt, wenn eine einzelne Auslage brutto, also mit Aufschlag und USt., darüber liegt. Gesperrt wird nichts, die Warnung ist ein Hinweis, vor dem Kauf mit dem Eigentümer zu sprechen. Steht dort 0, warnt Xentra bei jeder Auslage.
Voraussetzungen wie bei der Eigentümerabrechnung selbst: am Desktop, als Hauptkonto, Admin oder Teammitglied mit dem Recht „Eigentümerabrechnung: Bearbeiten“. Provisionsmodell, Abrechnungs-Einstellungen und das Erfassen von Auslagen: siehe Eigentümerabrechnung: Provision und Abrechnungs-Einstellungen.