Rechnungen: Überblick, Rechnungsliste und Einstellungen

Rechnungen in Xentra: der Überblick

Rechnungen findest du im Menü unter Finanzen an zwei Stellen:

Eingangsrechnungen (öffnen): Belege, die du bezahlst, zum Beispiel Reinigungsfirma, Strom oder Software.
Ausgangsrechnungen (öffnen): die Rechnungen an deine Gäste.

Die Liste der Ausgangsrechnungen mit Kacheln, Schnellfiltern und Status

Eingangsrechnungen

Belege hochladen, automatisch auslesen lassen und als DATEV-Datei exportieren: siehe Eingangsrechnungen: Belege hochladen und DATEV-Export.

Ausgangsrechnungen: die Liste

Oben stehen vier Kacheln: Offen, Überfällig, Nicht versendet und Umsatz gesamt (mit gewähltem Zeitraum Umsatz im Zeitraum). Sie folgen deinen Filtern, ein Klick auf eine Kachel filtert die Liste danach.
Darunter die Schnellfilter: Alle, Offen, Überfällig, Bezahlt, Nicht versendet, Versand fehlgeschlagen, Entwürfe, Gutschriften. Ein Filter erscheint, sobald es passende Rechnungen gibt. Dazu ein Zeitraum und Filter nach Objekt und Rechnungskreis (sobald du mehrere hast). „Offen“, „Bezahlt“ und „Überfällig“ zählen nur ausgestellte Rechnungen, keine Entwürfe.
Die Spalte Betrag zeigt den Bruttobetrag. In der Spalte Status stehen der Beleg (Entwurf, Final, Gutschrift, Storniert), die Zahlung (Offen, Teilweise bezahlt, Bezahlt, Überfällig) und der Versand als kleines Symbol.
Ein Klick auf eine Zeile öffnet die Rechnung rechts: Beträge, Positionen, der Versand an den Gast mit dem Text, der tatsächlich rausgegangen ist, und eine Vorschau.

Eine geöffnete Rechnung mit Beträgen, Positionen und „Versand an den Gast“

Das Menü mit den drei Punkten an einer Rechnung

Das Menü mit den drei Punkten ist gruppiert:

oben Bearbeiten und Zur Buchung
Dokument: PDF herunterladen, PDF anzeigen / drucken, XML herunterladen
Teilen: Link kopieren, Passwort kopieren, Zahlungslink kopieren
An den Gast: Versenden (Auto), An andere Adresse senden
Stornieren / Gutschrift

Export über der Liste: „PDFs herunterladen (ZIP)“ oder „Liste als Excel“, für die angehakten Rechnungen oder ohne Auswahl für die gefilterte Liste. Den ZIP-Download gibt es nur im Browser, nicht in der App.

BMD-Export (Österreich, Beta): Hast du mindestens eine Einheit in Österreich, stehen unter Export zusätzlich „BMD-Export (Österreich)“, „BMD-Zahlungen über Xentra“ und „BMD-Einstellungen“; exportiert werden nur ausgestellte Rechnungen, keine Entwürfe. Einrichtung, Zahlungsdatei und was bei Fehlern hilft: siehe BMD-Export (Österreich): Rechnungen und Zahlungen für die Steuerberatung.

Einstellungen für Ausgangsrechnungen

In den Ausgangsrechnungen der Button „Einstellungen“, oder direkt Einstellungen für Ausgangsrechnungen öffnen. Über die Leiste links (am Handy oben) springst du zu den Abschnitten: Absenderinformationen, Bankverbindung, Dokument (Format, PDF-Sprache, Zahlungsziel), Darstellung, Nachricht an den Gast, Automatisierung, Zahlungsstatus je Buchungskanal, Weiterleitung (Rechnungskopie an die Buchhaltung) und Rechnungskreise. Änderungen speicherst du unten in der Leiste, die Rechnungskreise speichert jeder Absender für sich.

Die Einstellungen für Ausgangsrechnungen mit der Abschnittsleiste links

Teammitglieder sehen die Rechnungen und die Einstellungsseite, wenn ihnen der Bereich Ausgangsrechnungen freigegeben ist. Was sie ändern dürfen, folgt ihren Rechten. Bankverbindung und Weiterleitung ändert nur der Hauptzugang.

Weiter zu den Einzelthemen

Rechnung erstellen, Entwurf, Zahlstatus: Gästerechnung erstellen: Entwurf, Live-Rechnung und Zahlstatus
Automatisch erstellen und versenden, Versandstatus: Rechnungen automatisch erstellen und an den Gast senden
Der Gast holt sich die Rechnung selbst: Self-Service-Rechnungen
Etwas stimmt nicht mehr: Ausgestellte Rechnung ändern, stornieren oder gutschreiben
Hinweise in der Glocke und Warnsymbole: Gästerechnungen: Hinweise und typische Probleme
Aussehen, Bankdaten, Passwortschutz: Gästerechnungen: Aussehen, Bankverbindung, Passwortschutz und Export
Nummern, Präfixe, mehrere Firmen: Rechnungsabsender, Rechnungskreise und Rechnungsnummern
Formate: E-Rechnung: ZUGFeRD, XRechnung, FatturaPA und FacturaE
Kopie an die Steuerberatung: Rechnungskopie an die Buchhaltung
Lexware Office: Lexware Office: Rechnungen als Belege übertragen