KPIs und EÜR: wie die Zahlen gerechnet werden

Auf KPIs Vermietung steht über den Kacheln die Leiste „Berechnungsmodus“. Was du dort einstellst, gilt für dein Konto, bleibt gespeichert und gilt auch für die Finanzanalyse und die EÜR.

Berechnungsmodus auf KPIs Vermietung mit geöffneter Periodenzuordnung

Umsatz-Basis: welche Zahl als Umsatz zählt

Bruttopreis: alles, was der Gast zahlt.
Netto nach Portal: Bruttopreis minus Portalprovision und Zahlungsgebühren.
Nach allen Kosten: Bruttopreis minus aller Kostenarten, die du unter „Kostenarten anpassen“ abhakst (Portalprovisionen, Zahlungsgebühren, Reinigung, Bettensteuer, Betriebskosten, Eingangsrechnungen, Zinsen, Abschreibung).

Periodenzuordnung: in welchen Monat eine Buchung zählt

Anreisedatum (Standard): die Buchung zählt komplett zum Monat, Quartal oder Jahr der Anreise. Eine Buchung vom 29. Juni bis 3. Juli steht also vollständig im Juni.
Abreisedatum: dasselbe nach dem Monat der Abreise.
Taggenau (anteilig): Umsatz und Übernachtungen werden pro Nacht auf die Monate verteilt.

Überqueren Buchungen einen Monatswechsel, weist dich die Leiste darauf hin. Vergleichst du Jahreszahlen mit einem PMS wie Smoobu (rechnet taggenau), stell dieselbe Zuordnung ein, sonst weichen die Summen um die Buchungen über den Jahreswechsel ab.

In der EÜR steht unter dem Zeitraum, nach welcher Zuordnung gerechnet wird, zum Beispiel „Buchungen zugeordnet nach: Abreisedatum“. Der Link „Ändern unter KPIs Vermietung“ führt direkt zur Einstellung.

Was nicht mitgezählt wird

Anfragen zählen weder in den Umsatz noch in die Auslastung, Blockierungen ebenso wenig. Stornierungen zählen nur mit dem Betrag, den du trotz Stornierung behalten hast.

Extras aus Buchungstool und Angeboten

Extras, die Gäste im Buchungstool dazubuchen, und Extras aus einem angenommenen Angebot zählen zum Umsatz, zum Beispiel in Gesamtpreis, Netto nach Portal und Ø Buchungsumsatz. Die Xentra-Provision auf kartenbezahlte Extras zählt zu den Provisionen, und im „Umsatz-Wasserfall: Brutto → Netto“ steht die MwSt auf die Extras als eigener Schritt „MwSt Extras“. Werte pro Nacht wie ADR, ADR exkl. Prov., RevPAR und Netto / Nacht rechnen nur mit dem Aufenthalt: Ein gebuchtes Frühstück hebt deinen Tagespreis also nicht. Bei einer stornierten Buchung zählen nur Extras, die schon bezahlt sind.

Der Umsatz-Wasserfall auf KPIs Vermietung mit dem Schritt MwSt Extras zwischen MwSt Reinigung und MwSt-Erstattung.

Stornierungen, bei denen du Geld behalten hast

Bei einer nicht erstattbaren Rate, einer Stornogebühr oder einem No-show bleibt Geld bei dir. Dieser einbehaltene Betrag zählt zum Umsatz, zur EÜR und in den DATEV-Export, aber nicht zu Nächten, Auslastung, ADR oder RevPAR. Er zählt immer an dem Tag, an dem storniert wurde, egal welchen Berechnungsmodus (Anreise, Abreise oder pro Tag) du gewählt hast; der Modus gilt nur für Aufenthalte, die wirklich stattfinden. Fehlt bei einer älteren Buchung das Stornodatum, zählt die Anreise. Auf KPIs Vermietung steht er im Storno-Bereich als „Einbehalten“, getrennt vom Umsatz, der dir wirklich entgangen ist. Auf einbehaltene Stornobeträge wird keine Kurtaxe abgezogen.

Airbnb über den Channel Manager: Xentra übernimmt den Betrag automatisch aus der Stornierung.
Alle anderen Kanäle (Booking.com, Expedia, Vrbo, Direktbuchungen, PMS): trag ihn selbst ein: Buchung öffnen → „Bearbeiten“ → Karte „Finanzen“ → „Einbehaltener Betrag“ (brutto) → speichern. Das Feld gibt es nur bei stornierten Buchungen. Leer heißt „unbekannt“, 0 heißt „nichts einbehalten“. Dein Eintrag wird bei der nächsten Synchronisierung nicht überschrieben.

Kurtaxe im Preis oder obendrauf

Ob die Kurtaxe im Preis einer Buchung steckt oder obendrauf kommt, entscheidet Xentra pro Buchung wie auf der Gästerechnung: nach dem, was das Portal meldet, und nach „Im Portal-Brutto enthalten“ je Portal unter Einstellungen → Finanz-Import. Hat der Gast sie über Xentra bezahlt, kommt sie immer obendrauf. Steckt sie im Preis, rechnen KPIs, Finanzanalyse, EÜR und DATEV-Export sie aus dem Umsatz heraus, im „Umsatz-Wasserfall: Brutto → Netto“ im Schritt „Bettensteuer“. Kommt sie obendrauf, wird nichts abgezogen: Umsatz, ADR und Ø Buchungsumsatz bleiben voll, und der Schritt „Bettensteuer“ zählt sie nicht mit (bei lauter solchen Buchungen steht dort 0,00 €).

Umsatz-Wasserfall auf KPIs Vermietung für eine Airbnb-Buchung, deren Kurtaxe obendrauf kommt: der Schritt Bettensteuer zeigt 0,00 €.

Bettensteuer mit MwSt.

Ob auf die Bettensteuer USt anfällt, stellst du je Portal unter Ausgangsrechnungen → Einstellungen ein: Abschnitt „Rechnungspositionen“, Position „Kurtaxe“, „MwSt.-Behandlung der Bettensteuer“. Ist in deiner Kurtaxe-Konfiguration „Mehrwertsteuer auf Kurtaxe anwenden“ an, gilt deren Satz. Dieser eine Satz gilt für Rechnungen, die Finanzen der Buchung, die KPIs und den DATEV-Export:

In der Buchung steht unter „Finanzen“ die Zeile „USt. 7% Bettensteuer“, und „Netto vor Kosten“ sinkt um diesen Betrag.
Im „Umsatz-Wasserfall: Brutto → Netto“ auf KPIs Vermietung erscheint der Schritt „MwSt Bettensteuer“.
Im DATEV-Export wird die Bettensteuer mit diesem Satz als Erlös gebucht.

Bei „Durchlaufender Posten (0 %)“ gibt es keine dieser Zeilen. Die Regeln unter Einstellungen → Finanz-Import haben keinen eigenen MwSt.-Satz mehr. Ob die Bettensteuer bei dir umsatzsteuerpflichtig ist, klärst du mit deiner Steuerberatung.

Auslastung pro Einheit

In der Karte „Auslastung pro Einheit“ steht die Einheit mit der höchsten Auslastung oben, bei gleicher Auslastung entscheidet der Name. „Nicht zugeordnet“ (Buchungen ohne erkennbare Einheit) steht immer am Ende. Eine andere Sortierung lässt sich nicht einstellen.

Buchungen gelöschter Einheiten

Löschst du eine Einheit, bleiben ihre Buchungen erhalten. Unter „Alle Einheiten“ zählen sie weiter zu Umsatz, Nächten und Buchungen und stehen in „Auslastung pro Einheit“ als „Nicht zugeordnet“. Willst du nur deine aktuellen Einheiten sehen, wähle sie oben über „Alle Einheiten“ einzeln aus.

Währung

Die Beträge stehen in der Währung aus deinen Einstellungen, zum Beispiel in Franken (CHF). Teammitglieder sehen dieselbe Währung wie das Hauptkonto. Steht ein falsches Währungszeichen da, prüf die Währung unter Einstellungen → Steuern.