Laufende Kosten ohne Beleg erfassen

Kosten, für die es keinen Beleg gibt oder die jeden Monat gleich anfallen (Reinigungskraft bar bezahlt, Abos, Gebühren, Versicherung), erfasst du als Laufende Kosten an der Einheit. Du musst dafür keinen Sammelbeleg hochladen.

Wo einrichten

Einheiten öffnen, Einheit bearbeiten, Bereich „Details“, „Laufende Kosten“, „Hinzufügen“.

Die laufenden Kosten im Bereich „Details“ einer Einheit

Was du einträgst

• Betrag, Kostenart (zum Beispiel „Reinigungsmaterial“ oder „Sonstiges“) und eine freie Beschreibung
• Zeitraum: monatlich, quartalsweise, jährlich oder einmalig
• „Gültig ab“: der Tag, ab dem die Kosten gelten (freiwillig)
• Steuerlich absetzbar: ja oder nein
• „Gilt für“: „Diese Einheit“, „Alle Einheiten“ oder eine „Standortgruppe“. Bei mehreren Einheiten verteilt Xentra den Betrag gleichmäßig. Kommt später eine Einheit in die Gruppe, zählt sie automatisch mit.
• Kein Dokument nötig

Kein Enddatum: Eine laufende Kost gilt ab ihrem Datum weiter, ein Enddatum gibt es nicht. Fällt sie nur ein paar Monate an, lösch die Position danach wieder, oder trag den Gesamtbetrag einmal mit dem Zeitraum einmalig ein.

Portalgebühr einer einzelnen Buchung (zum Beispiel Wunderflats bei einer selbst eingetragenen Buchung) gehört nicht hierher: Trag sie beim Anlegen der Buchung unter „Erweiterte Felder“ ins Feld „Provision“ ein und den Betrag, der bei dir ankommt, in „Auszahlung Portal“.

Wo die Kosten auftauchen

Die laufenden Kosten fließen in deine Auswertungen ein (Betriebskosten, Betriebsergebnis, absetzbare Summen), genau wie hochgeladene Eingangsrechnungen.

Ab wann sie zählen: In der Finanzanalyse (Übersicht, EÜR, Steuer & AfA) und auf KPIs Vermietung zählt eine wiederkehrende Kost erst ab ihrem „Gültig ab“, tagesgenau anteilig. Beispiel: 100 € monatlich ab 01.09. ergeben für das ganze Jahr 122 von 365 Tagen, also rund 401 €, im letzten Quartal rund 302 €. In den Monaten davor und in früheren Jahren zählt sie gar nicht. Ohne Datum zählt sie in jedem Zeitraum. Eine einmalige Kost zählt nur im Zeitraum, in dem ihr Datum liegt.

KPIs Vermietung, Umsatz-Wasserfall: Die Betriebskosten zählen im Quartal nur ab dem Tag, an dem die laufende Kost gilt

Exportierst du die Eingangsrechnungen als Excel oder CSV, stehen die laufenden Kosten mit drin, als eine Zeile je Fälligkeit im gewählten Zeitraum: eine monatliche Position erscheint für Juli bis September dreimal, eine quartalsweise einmal. Kosten, die erst nach heute fällig werden, kommen noch nicht in den Export. Ohne Zeitraum steht jede Position einmal drin. Der DATEV-Export enthält die laufenden Kosten nicht, dort landen nur hochgeladene Belege.