Kaution per Überweisung: anfordern, erhalten, abrechnen

Für lange Aufenthalte und Firmen: eine feste Kaution, die der Gast vor der Anreise überweist und die du nach der Abreise abrechnest. Das ist nicht die Karten-Kaution aus dem Online-Check-in (Karte „Schadensschutz / Kaution“), siehe Kaution: wann sie reserviert, einbehalten und freigegeben wird.

Wo: auf der Buchung, Reiter Details, die Karte „Kaution (Überweisung)“. Solange nichts angefordert ist, steht dort „Noch keine Kaution.“ Bei einer Buchung über mehrere Zimmer zeigt die Karte alle Zimmer. Ändern können sie du und Teammitglieder mit dem Recht, Buchungen zu bearbeiten.

1. „Kaution anfordern“: Betrag und „Fällig am“ eintragen (vorgeschlagen ist die Anreise), „Speichern“. Die Karte zeigt „Angefordert, noch nicht erhalten.“ und „Fällig am …“.
2. „Kautionsanforderung (PDF)“ lädt ein Schreiben für den Gast mit Betrag und Fälligkeit, dazu deine Bankverbindung und den Verwendungszweck, wenn du eine IBAN hinterlegt hast (Ausgangsrechnungen, Einstellungen, Bankverbindung).
3. Ist das Geld da: „Als erhalten markieren“, Betrag und Datum prüfen, „Speichern“. Die Karte zeigt „Erhalten am …: Betrag“.
4. Nach der Abreise: „Abrechnen“. Unter „Abzüge“ trägst du ein, was du einbehältst, zum Beispiel die Endreinigung („Abzug hinzufügen“, Bezeichnung und Betrag). Hat die Buchung eine Rechnung mit Reinigung oder Wäsche, übernimmt „Reinigung und Wäsche aus Rechnung … übernehmen“ diese Zeilen. Xentra zeigt Erhalten, Abzüge und „Erstattung“. Sind die Abzüge höher als die Kaution, weist Xentra darauf hin; die Differenz forderst du beim Gast extra an.
5. Danach steht auf der Karte „Abgerechnet am …: … erstattet, … einbehalten“, und „Kautionsabrechnung (PDF)“ lädt die Abrechnung für den Gast. Die Erstattung überweist du selbst.

Eine Kaution ist keine Rechnung: keine Rechnungsnummer, keine Umsatzsteuer. Eine angeforderte Kaution kannst du stornieren und danach eine neue anfordern.

Kaution im Angebot

In Angeboten trägst du unter „Kaution“ einen Betrag je Einheit ein; einen Vorschlag für jedes neue Angebot legst du unter Kalender, Angebote, Einstellungen fest. Der Gast sieht „Kaution, wird erstattet“ getrennt vom Gesamtpreis. Nimmt er das Angebot an, legt Xentra je Zimmer eine angeforderte Kaution an, fällig zur Anreise. Siehe Angebote an Gäste.

In Nachrichten

In automatischen Nachrichten nutzt du {{security_deposit_amount}} (Betrag) und {{security_deposit_due_date}} (fällig am).

Beim Abrechnen trägst du die Abzüge ein und siehst sofort, was an den Gast zurückgeht.