Kaution: wann sie reserviert, einbehalten und freigegeben wird

Die Kaution wird nie abgebucht, sondern auf der Karte des Gastes reserviert (autorisiert). Einziehen kannst du sie nur, solange diese Reservierung läuft. Betrag und Portale stellst du unter Kaution & Schutz öffnen ein, siehe „Kaution & Schutz: die Schutzmodi im Überblick“.

Dieser Artikel gilt für die Karten-Kaution aus dem Online-Check-in (Karte „Schadensschutz / Kaution“ auf der Buchung). Eine feste Kaution, die der Gast überweist, etwa bei langen Aufenthalten oder Firmen, läuft über die Karte „Kaution (Überweisung)“: siehe „Kaution per Überweisung: anfordern, erhalten, abrechnen“.

Der Ablauf

Online-Check-in: Der Gast hinterlegt seine Karte. In der Buchung steht dann „Karte hinterlegt“ und das Datum unter „Autorisierung am“.
Einen Tag vor der Abreise reserviert Xentra den Betrag auf der Karte. Status: „Autorisiert“.
Nach der Abreise entscheidest du: einbehalten, teilweise einbehalten oder freigeben. Tust du nichts, wird die Kaution automatisch freigegeben.

Warum so spät: Eine Kartenreservierung hält bei Stripe nur rund 7 Tage, danach gibt die Bank das Geld von selbst frei. Eine Reservierung vom Anreisetag wäre bei einem längeren Aufenthalt längst verfallen, wenn du sie brauchst. So bleibt die Kaution bis mindestens 3 Tage nach dem Check-out einbehaltbar.

Kaution einbehalten oder freigeben

Öffne die Buchung. In der Karte „Schadensschutz / Kaution“ siehst du Betrag, Status, „Einbehalten möglich bis“ und „Auto-Freigabe“. Darunter:

„Einbehalten“: der ganze Betrag wird eingezogen. Einen Grund kannst du angeben.
„Teilen“: du ziehst nur einen Teilbetrag ein („Teilbetrag einbehalten“), der Rest geht an den Gast zurück.
„Freigeben“: der Gast bekommt die Reservierung sofort zurück.

Kaution in der Buchung mit den Knöpfen Einbehalten, Teilen und Freigeben

Ist das Datum unter „Einbehalten möglich bis“ überschritten, steht dort „Frist abgelaufen“: das Geld ist dann schon wieder beim Gast und lässt sich nicht mehr einziehen. 48 Stunden vor Ablauf bekommst du eine Benachrichtigung in der Glocke, damit du rechtzeitig entscheiden kannst.

Konnte die Karte einen Tag vor Abreise nicht belastet werden (zum Beispiel weil die Bank eine Bestätigung des Gastes verlangt), steht dort „Autorisierung fehlgeschlagen“. Kläre die Kaution dann direkt mit dem Gast.

Wann die Kaution automatisch freigegeben wird

Die Freigabe läuft einmal pro Nacht, du musst nichts anstoßen. Wie schnell, stellst du selbst ein: Kaution & Schutz öffnen, Tab Globale Standards, Karte „Freigabe der Kaution“, Feld „Spätestens freigeben“: von 1 Tag bis 7 Tage nach Abreise. Die Einstellung gilt für alle Unterkünfte und erscheint nur in Modi mit Kaution.

Karte Freigabe der Kaution mit dem Feld Spätestens freigeben

Ein höherer Wert verlängert die Frist nicht über das Stripe-Fenster hinaus: in der Praxis ist die Kaution meist rund 3 Tage nach der Abreise wieder frei. Ein niedrigerer Wert gibt früher frei, verkürzt aber genauso die Zeit, in der du einen Schaden einbehalten kannst.

Was es kostet

Auf eine Kaution, die freigegeben wird, fällt nichts an. Auf den eingezogenen Betrag behält Xentra die Plattformgebühr ein (netto zzgl. MwSt.; den aktuellen Satz findest du auf der Preisseite), sofern für dein Konto nichts anderes vereinbart ist. Alle Kautionen mit Status und Gebühr siehst du unter Abrechnung öffnen im Tab „Kautionen“.

Abrechnung, Tab Kautionen mit autorisierten, freigegebenen und teilweise einbehaltenen Kautionen

Nimmst du die Kaution bei einer Unterkunft wieder heraus, kann eine bereits hinterlegte Kaution danach nicht mehr eingezogen werden.

Warum Gäste trotzdem nachfragen

Auf dem Kontoauszug sieht eine Reservierung für viele Gäste wie eine Abbuchung aus. Nach der Freigabe kann die Bank die Vormerkung noch einige Tage anzeigen; das passiert bei der Bank und lässt sich nicht beschleunigen. Ein Satz dazu in deiner Anreise-Nachricht nimmt den meisten Rückfragen die Luft.