Monatliche Teilrechnungen bei langen Aufenthalten (Beta)

Für lange Aufenthalte, zum Beispiel Monteure, kannst du statt einer Rechnung nach der Abreise jeden Monat eine Teilrechnung stellen. Nach der Abreise folgt die Schlussrechnung.

Beta: Monatliche Teilrechnungen sind noch nicht für alle Konten freigeschaltet. Möchtest du sie nutzen, schreib uns im Support-Chat.

Was auf welche Rechnung kommt

• Teilrechnung: nur Übernachtung und Kurtaxe für die Nächte ihres Monats.
• Schlussrechnung: die restlichen Nächte, dazu Reinigung, Bettwäsche, Check-in-Extras und Services. Sie zieht nichts ab, jede Teilrechnung steht für sich.
• Es gibt keine Anzahlungsrechnung: Jede Teilrechnung rechnet echte Nächte ab.

Automatisch abgerechnet werden Direktbuchungen, Buchungen über deine Website oder dein Buchungstool und von Hand angelegte Buchungen, nicht Airbnb, Booking.com und Eigennutzung. Gruppen, die du selbst angelegt hast, und angenommene Angebote mit mehreren Zimmern rechnet Xentra als einen Aufenthalt ab: Die Rechnungen hängen an der Hauptbuchung, mit einer Zeile pro Zimmer. Reservierungen mit mehreren Zimmern, die über die Kanalanbindung kommen, sind ausgenommen.

Automatisch

Ausgangsrechnungen, Einstellungen, Abschnitt Automatisierung: zuerst „Automatische Rechnungserstellung bei Abreise“ einschalten, dann „Monatliche Teilrechnungen“. Solange die automatische Rechnungserstellung aus ist, ist der Schalter ausgegraut.

• „Abrechnung“: „Im Nachhinein (für den Vormonat)“, also am 1. für den Vormonat, oder „Im Voraus (für den kommenden Monat)“. Bei Im Voraus wählst du für die „Erste Rechnung“ „Am Anreisetag“ oder „Gleich nach der Buchung“; danach kommt am 1. die Rechnung für den kommenden Monat. Im Voraus sind Teil- und Schlussrechnungen offen, der Gast zahlt auf Rechnung.
• „Ab wie vielen Nächten“ (Standard 28).

Die Einstellung gilt ab dem Einschalten („Aktiv seit …“), nie rückwirkend. Teilrechnungen gehen mit einem neutralen Standardtext an den Gast, nicht mit deiner Rechnungsvorlage, weil er noch im Haus ist.

Wann die erste Rechnung fällig ist, legst du in den Rechnungseinstellungen neben dem Zahlungsziel fest: „Erste Rechnung fällig (Tage nach Anreise)“. Ist dieser Tag schon vorbei, gilt das normale Zahlungsziel.

Von Hand

Buchung öffnen, E-Rechnung, unter „Rechnungsart“ „Teilrechnung für einen Monat“ wählen. Das geht auch ohne den Schalter in den Einstellungen, sobald die Buchung über einen Monatswechsel geht.

Bei einer Buchung mit mehreren Zimmern, die du selbst angelegt hast oder die aus einem angenommenen Angebot kommt, geht das genauso, egal welches Zimmer du öffnest: Die Teilrechnung hängt an der Hauptbuchung, mit einer Zeile pro Zimmer und dessen eigener Monatsmiete. Voraussetzung: Für keins der Zimmer gibt es schon eine Rechnung. Kürze für eine Monatsrechnung nicht die Buchung selbst, sonst zeigt der Kalender die Zimmer danach frei und die Zugangslinks enden mit dem neuen Abreisetag.

Die Teilrechnung einer Buchung mit zwei Zimmern zeigt für den Monat eine Zeile pro Zimmer, jede mit der eigenen Monatsmiete.

Der Beginn ist fest: Er schließt an die letzte Teilrechnung an. Die Schlussrechnung erstellst du später genauso mit „Schlussrechnung für den Rest“; „Gesamtrechnung für den ganzen Aufenthalt“ stellt wie bisher eine einzige Rechnung.

Sammelrechnung für eine Firma

Hat eine Firma mehrere Zimmer als einzelne Buchungen bei dir, kannst du einen Monat aller Zimmer auf eine Rechnung schreiben. Öffne bei einer der Buchungen „E-Rechnung“. Unter „Sammelrechnung“ schlägt Xentra die anderen Buchungen mit demselben Kontakt oder derselben Firma vor, weitere fügst du über „Andere Buchung hinzufügen“ hinzu. Hake die Buchungen an und wähle den Monat. Jede Buchung steht mit ihren eigenen Nächten in diesem Monat auf der Rechnung, mit ihrer festen Monatsmiete, falls du eine eingetragen hast. Zieht ein Zimmer in dem Monat aus, wird sein Rest abgerechnet. Endreinigung und Extras kommen auf die Schlussrechnung der jeweiligen Buchung. Eine Buchung, für die ein früherer Monat noch offen ist, rechnest du zuerst für diesen Monat ab.

Unter „Sammelrechnung“ sind zwei weitere Buchungen derselben Firma angehakt; für Januar steht jede Buchung mit ihren eigenen Nächten da.

Storno

Eine stornierte Teilrechnung erstellt Xentra nicht von selbst neu; du stellst sie im Rechnungsfenster neu aus. Die Gutschrift nennt den Monat der stornierten Rechnung. Fehlt durch ein Storno ein Zeitraum oder würde der Rest negativ, erstellt Xentra keine automatische Schlussrechnung, sondern meldet sich in der Glocke mit „Gästerechnung prüfen“.

Angebote

Nimmt ein Gast ein Angebot mit Zahlung per Überweisung an und ist „Rechnung sofort erstellen und senden“ an, bekommt er bei Abrechnung im Voraus die erste Teilrechnung statt einer Gesamtrechnung.

Feste Monatsmiete

Bei einer selbst angelegten Buchung trägst du unter Neue Buchung oder in der Karte Finanzen eine „Monatsmiete“ ein. Ein voller Kalendermonat kostet die Monatsmiete, ein angebrochener 1/30 davon je Nacht (höchstens die Monatsmiete). Der Preis wird daraus plus Reinigung berechnet, Teilrechnungen rechnen genauso. Beispiel: 1.500 € Monatsmiete, 15.04. bis 15.07., 45 € Reinigung ergibt 800 + 1.500 + 1.500 + 700 + 45 = 4.545 €.

Unter Automatisierung steht „Monatliche Teilrechnungen“ direkt unter der automatischen Rechnungserstellung, ausgegraut, solange diese aus ist.

Im Rechnungsfenster einer Buchung über einen Monatswechsel wählst du unter „Rechnungsart“ die Teilrechnung.