Self-Service-Rechnungen: der Gast erstellt seine Rechnung selbst

Der Gast erstellt seine Rechnung selbst

Statt jedem Gast eine Rechnung zu schicken, kann sich jeder Gast, der eine braucht, seine Rechnung über einen Link selbst erstellen. Er trägt dabei seine Rechnungsdaten ein, zum Beispiel eine Firmenadresse.

Einschalten

Ausgangsrechnungen, Button „Einstellungen“, Abschnitt „Automatisierung“, Schalter „Self-Service Rechnungen“, speichern.

Der Schalter „Self-Service Rechnungen“ mit Zeitpunkt und Ersatzrechnung

• Self-Service und „Automatische Rechnungserstellung bei Abreise“ schließen sich aus, es ist immer nur eins von beiden an.
• „Rechnung erstellbar ab“: „Sofort nach Buchung“, „Ab Anreise“ oder „Ab Abreise“ (Standard). Vorher sieht der Gast „Noch nicht verfügbar“ und das Datum, ab dem es geht. Eine Rechnung vor der Abreise enthält nur den bis dahin bekannten Stand. Später dazugekommene Zusatzleistungen rechnest du über eine Folgerechnung ab.
• Portale, die du unter „Portale von der Rechnungserstellung ausschließen“ abgehakt hast, bekommen auch über den Link keine Rechnung. Ihre Gäste sehen stattdessen den Hinweis, sich an dich zu wenden. Xentra zeigt dir im Abschnitt, welche Kanäle das betrifft.

Was der Gast ausfüllt

Der Gast wählt „Privat“ oder „Firma“ und trägt Name bzw. Firmenname und Adresse selbst ein, bei einer Firma optional auch USt-IdNr. und Steuernummer. Aus dem Check-in wird nichts vorbefüllt. Vor dem Erstellen sieht er eine Rechnungsvorschau mit den Positionen. „Rechnung erstellen“ legt eine echte Rechnung mit fortlaufender Rechnungsnummer an, danach kann der Gast sie nicht mehr ändern. Das gilt auch, wenn du den Link selbst ausprobierst. Ist der Passwortschutz für Rechnungen an, zeigt die Seite dem Gast das Passwort seiner Rechnung gleich mit an.

Den Link an den Gast schicken

Der Gast braucht den Platzhalter {{invoice_self_service_link}} („Self-Service Rechnungslink“) in einer deiner Nachrichtenvorlagen, am besten in einer, die nach der Abreise rausgeht. Steht er in keiner Vorlage, warnt dich der Abschnitt mit „Keine Nachrichtenvorlage enthält den Rechnungslink“: ohne Link kommt kein Gast an seine Rechnung.

• Der Link endet auf /invoice-request/<Code>. Den Code legt Xentra pro Buchung erst an, wenn eine Nachricht oder die Gästemappe den Platzhalter zum ersten Mal verwendet. Ein anderes Programm kann den Link deshalb nicht selbst bilden: Setz den Platzhalter in die Gästemappe und gib dem Programm den Gästemappen-Link der Buchung.
• Holt sich der Gast die Rechnung, bekommt er sie sofort auf der Seite zum Herunterladen. Sie geht nicht zusätzlich per Mail raus. Der Link führt später wieder zu derselben Rechnung.
• In deiner Liste trägt sie das Symbol „Vom Gast erstellt“ und zählt nicht als „Nicht versendet“. Willst du sie trotzdem schicken, geht das über das Menü mit den drei Punkten.

Ersatzrechnung, wenn der Gast keine erstellt

Unter „Ersatzrechnung, wenn der Gast keine erstellt“ wählst du Aus, Am Abreisetag oder 1, 2, 3, 5, 7 oder 14 Tage nach Abreise. Hat sich der Gast bis dahin keine Rechnung geholt, erstellt Xentra sie automatisch. So bekommt deine Buchhaltung jede Rechnung, und trotzdem kann sich der Gast seine selbst holen.

• Die Ersatzrechnung läuft auf die Buchungsdaten. Danach kann der Gast keine abweichende Rechnungs- oder Firmenadresse mehr eintragen. Plane den Zeitpunkt deshalb großzügig und erinnere den Gast vorher mit einer Nachrichten-Automation.
• Ohne Ersatzrechnung entsteht für Gäste, die den Link nicht nutzen, keine Rechnung.
• „Ersatzrechnung automatisch versenden“ schickt die Ersatzrechnung an den Gast. Ohne diese Option liegt sie nur zum Versand bereit in deiner Liste.

Schaltest du danach wieder auf „Automatische Rechnungserstellung bei Abreise“ um, gehen Zeitpunkt und Ersatzrechnung verloren. Xentra fragt deshalb vorher nach.

Was passt wann?

• Automatische Rechnungserstellung bei Abreise: Jeder Gast soll eine Rechnung bekommen, und die Buchungsdaten reichen dafür.
• Self-Service ohne Ersatzrechnung: Nur ein Teil deiner Gäste braucht eine Rechnung, etwa Geschäftsreisende mit Firmenadresse.
• Self-Service mit Ersatzrechnung: Der Gast trägt seine Daten selbst ein, und deine Buchhaltung bekommt trotzdem jede Rechnung.

Link über ein externes Tool verschicken

Den Rechnungslink gibt es nur in Xentra: in deinen Nachrichtenvorlagen, im Posteingang und in der Gästemappe. Über die Daten-API, Webhooks oder PMS-Feldregeln lässt er sich nicht abrufen. Nutzt du für die Gästekommunikation ein externes Tool, leg in der Gästemappe einen Abschnitt mit {{invoice_self_service_link}} an und gib dem Tool den Link zur Gästemappe der Buchung. Den liefert die Daten-API pro Buchung im Feld guest_page_link, wenn dein API-Key das Recht Zugang hat. Der Gast kommt dann mit einem Klick mehr zum Rechnungsformular.

Teste den Ablauf einmal selbst mit einer eigenen Buchung, bevor du den Link an Gäste verschickst.