Rechnungsabsender, Rechnungskreise und Rechnungsnummern

Rechnungsnummern

Rechnungen bekommen Nummern der Form RE-2026-0001, Gutschriften GS-2026-0001. Der Zähler läuft pro Jahr und je Präfix, ohne Lücken. Entwürfe (DRAFT-…) verbrauchen keine Nummer.

Der Abschnitt „Rechnungsabsender & Rechnungskreise“ mit Standard-Absender und weiterem Absender

Präfix des Standard-Absenders

Deinen Standard-Absender siehst du unter Einstellungen für Ausgangsrechnungen, Abschnitt „Rechnungsabsender & Rechnungskreise“ (in der Leiste „Rechnungskreise“). Das Kästchen zeigt seine Präfixe, zum Beispiel „RE / GS“. Ändern kannst du dort „Kleinunternehmer (keine Umsatzsteuer)“ mit seinem „Hinweis auf der Rechnung“ und die „Nächste Nummer“ (siehe unten). Name, Adresse und Steuerdaten kommen aus deinem Profil und aus dem Abschnitt „Absenderinformationen“.

Ein anderes Präfix für den Standard-Absender richten wir für dich ein. Schreib dafür an hello@support.myxentra.com mit dem gewünschten Präfix. Bestehende Rechnungen bleiben unverändert. Ein fremdes Nummernformat 1:1 weiterzuführen geht nicht, ein neuer, lückenloser Nummernkreis beim Systemwechsel ist aber zulässig.

Rechnungsnummern fortführen (Startnummer)

Wechselst du von einem anderen System zu Xentra, kannst du deine Rechnungsnummern dort weiterführen, wo du aufgehört hast. Unter Einstellungen für Ausgangsrechnungen, Abschnitt „Rechnungsabsender & Rechnungskreise“, steht beim Standard-Absender und bei jedem weiteren Absender „Nächste Nummer · Rechnungen“ und „Nächste Nummer · Gutschriften und Stornos“. Trag die Nummer ein, mit der es weitergehen soll (zum Beispiel 137, wenn deine letzte Rechnung die 136 war), und klick auf „Übernehmen“. Bei einem neuen Absender geht das, sobald du ihn gespeichert hast.

Das geht nur, solange es in diesem Kreis noch keine Rechnung gibt. Danach steht die Nummer fest und es erscheint „Steht fest: In diesem Kreis gibt es schon Rechnungen.“ Die Nummer gilt für das laufende Jahr, im neuen Jahr beginnt jeder Kreis wieder bei 0001.

Rechnungskreise: Die Rechnungsnummer steht fest, die Nummer für Gutschriften lässt sich noch setzen.

Nach „Übernehmen“ zeigt Xentra die nächste Nummer des Rechnungskreises an.

Mehrere Firmen oder Umsatzsteuer-IDs: Rechnungskreise

Im Profil steht genau eine USt-IdNr. und eine Steuernummer, und sie gelten für alle Unterkünfte. Wer mehrere Firmen oder Steuernummern hat, braucht kein zweites Konto, sondern weitere Rechnungskreise.

Unter Ausnahmen auf „Ausnahme hinzufügen“ klicken und „Eine andere Firma“ wählen (soll nur das Konto anders sein, wähl „Nur das Bankkonto“, siehe Rechnungen: anderes Bankkonto für bestimmte Unterkünfte):

Unter Ausnahmen fragt Xentra zuerst, ob nur das Bankkonto oder eine andere Firma gilt.

• Absenderadresse: Bezeichnung, Firma, Adresse, USt-IdNr., Steuernummer, Kontakt, Logo, Kopf- und Fußtext.
• Bankverbindung dieses Absenders.
• Rechnungskreis (Nummernkreis): eigenes „Rechnungs-Präfix“ und „Gutschrift-Präfix“, zum Beispiel SV und SVG. Die beiden müssen sich unterscheiden und dürfen bei keinem anderen Absender vorkommen. Rechnungen bekommen dann Nummern wie SV-2026-0001, getrennt vom Standard-Absender.
• Optional ein Standard-MwSt-Satz (%) und „Kleinunternehmer (keine Umsatzsteuer)“.
• Zugeordnete Unterkünfte: die Unterkünfte, deren Rechnungen über diesen Absender laufen. Jede Unterkunft gehört zu höchstens einem weiteren Absender, alle anderen nutzen den Standard-Absender.

Gut zu wissen:

• Bereits ausgestellte Rechnungen ändern sich nicht. Die Absenderdaten werden beim Erstellen in die Rechnung geschrieben.
• Löschst du einen Absender, nutzen seine Unterkünfte wieder den Standard-Absender.
• Eine Buchung mit mehreren Zimmern kann nur gemeinsam abgerechnet werden, wenn alle Zimmer zum selben Absender gehören.
• In der Liste der Ausgangsrechnungen erscheinen eine Spalte und ein Filter „Rechnungskreis“, sobald du einen weiteren Absender hast.
• Die Steuernummer steht auf der Rechnung und in der E-Rechnung.
• Eine Buchung wird immer über genau einen Absender abgerechnet, den ihrer Unterkunft. Einzelne Positionen, zum Beispiel Zusatzleistungen, lassen sich nicht über einen anderen Rechnungskreis abrechnen, auch nicht bei der automatischen Rechnungserstellung.
• Ist bei einem Absender „Kleinunternehmer (keine Umsatzsteuer)“ aktiv, steht auf seinen Rechnungen automatisch der gesetzliche Hinweis für das Land des Absenders: in Deutschland „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“, in Österreich „Umsatzsteuerfrei gemäß § 6 Abs. 1 Z 27 UStG 1994 (Kleinunternehmerregelung).“. Im Feld „Hinweis auf der Rechnung“ darunter trägst du stattdessen einen eigenen Text ein und übersetzt ihn mit „Mit KI übersetzen“ in die anderen Sprachen; jede Sprache kannst du in ihrem Reiter korrigieren. Die Rechnung zeigt den Text in ihrer Rechnungssprache. Leer gelassen gilt wieder der gesetzliche Text. Ein geänderter Hinweis gilt ab der nächsten Rechnung.

Unter „Hinweis auf der Rechnung“ steht der eigene Text, hier im Reiter EN mit der KI-Übersetzung.

• Teammitglieder sehen die Rechnungskreise, ändern sie aber nur mit Schreibrecht auf die Ausgangsrechnungen.

Als Vermittler im Namen des Eigentümers abrechnen. Vermietest du Wohnungen für Eigentümer und soll die Gästerechnung im Namen und auf Rechnung des Eigentümers laufen, legst du für jeden Eigentümer einen eigenen Absender an (seine Firma, Adresse, Steuernummer und Bankverbindung, eigener Rechnungskreis) und ordnest ihm unter Zugeordnete Unterkünfte seine Wohnungen zu. Den Vermittlerhinweis, zum Beispiel „im Namen und auf Rechnung von …“, schreibst du in den Kopf- oder Fußtext dieses Absenders. Deine eigene Provision rechnest du mit dem Eigentümer über die Eigentümerabrechnung ab (siehe Eigentümer & Verwalter: Stammdaten und Überblick zur Abrechnung).