Gästerechnung: Zahlstatus, Anzahlung und Zahlungslink

Der Bereich „Zahlungsstatus“ mit „Vollständig bezahlt“ und „Offener Betrag“

Unter „Zahlungsstatus“ wählst du „Vollständig bezahlt“ oder „Offener Betrag“. Bei „Offener Betrag“ hakst du an, welche Positionen schon bezahlt sind. Jede Position aus der Buchung übernimmt ihren Zahlstatus: was über das Portal oder im Check-in schon bezahlt wurde, ist angehakt. Bei Portalen, die das Geld selbst einziehen (Airbnb, Booking.com, Vrbo, Expedia und ähnliche), ist der Aufenthalt standardmäßig angehakt. Wer bei welchem Portal kassiert, legst du in den Rechnungseinstellungen im Abschnitt „Zahlungsstatus je Buchungskanal“ fest: „Portal kassiert“ (der Aufenthalt ist angehakt) oder „Ich kassiere selbst“ (er startet offen). So stellst du auch ein Portal, das standardmäßig offen startet, etwa Feratel, auf „Portal kassiert“. Meldet die Buchung selbst, dass der Gast bei dir zahlt, startet der Aufenthalt offen. Eine Direktbuchung startet offen, bis du in der Buchung eine Zahlung erfasst oder sie als bezahlt markierst; hat der Gast den ganzen Aufenthalt im Buchungstool per Karte bezahlt, ist er angehakt. Dieselbe Regel gilt für die Rechnung, die Xentra automatisch erstellt oder die dein Gast über seinen Rechnungslink anfordert.

Eine Position, die du selbst mit „Position hinzufügen“ einträgst (zum Beispiel einen Schlüsselverlust), startet immer als offen. Hat der Gast sie schon bezahlt, setz den Haken selbst. Das gilt auch für eine Folgerechnung.

Zahlung im Online-Check-in nach der Rechnung: Zahlt dein Gast die Kurtaxe oder eine Leistung im Online-Check-in per Karte, nachdem die Rechnung schon erstellt ist, hakt Xentra genau diese Position auf der Rechnung automatisch als bezahlt an. Die Rechnung steht dann auf „Teilweise bezahlt“, oder auf „Bezahlt“, wenn sonst nichts offen ist. Eine Leistung wird nur erkannt, wenn die Rechnungsposition genau so heißt wie das Produkt (oder sein Anzeigename im Check-in) und denselben Betrag hat. Wird die Zahlung erstattet, storniert oder angefochten, ist die Position wieder offen. Kurtaxe, die der Gast über den Zahlungslink aus der Karte „Kurtaxe unbezahlt“ bezahlt, zählt noch nicht.

Nach der Kartenzahlung im Check-in sind Kurtaxe und Frühstück auf der Rechnung als bezahlt angehakt, die Übernachtung ist noch offen.

Anzahlung auf der Rechnung: Hast du in der Buchung unter „Zahlung erfassen“ eine Zahlung eingetragen (zum Beispiel eine Anzahlung per Überweisung oder ein Guthaben aus einem früheren Aufenthalt), übernimmt die erste Rechnung zu dieser Buchung sie automatisch. Unter „Zahlungsstatus“, „Offener Betrag“ steht dann die Zeile „In der Buchung erfasste Zahlungen abziehen“ mit Datum, Zahlungsart und Betrag jeder Zahlung. Sie ist angehakt: der Betrag steht auf der Rechnung als „Bereits bezahlt“, und der „Offene Betrag“ und ein Zahlungslink rechnen nur noch mit dem Rest. Willst du sie nicht abziehen, nimm den Haken raus.

Abgezogen wird nur auf der ersten Rechnung einer Buchung, nicht auf einer Folgerechnung. Eine Zahlung, die du erfasst, nachdem die Rechnung schon erstellt ist, ändert diese Rechnung nicht: öffne die Rechnung dann über „Bearbeiten“ und hake die bezahlten Positionen an oder wähle „Vollständig bezahlt“.

Im Fenster „Gäste-Rechnung erstellen“ ist die Zeile „In der Buchung erfasste Zahlungen abziehen“ angehakt, „Bereits bezahlt“ zeigt 90,00 € und „Offener Betrag“ 160,00 €.

Zahlungslink: Mit „Zahlungslink auf Rechnung einfügen“ kann der Gast den offenen Betrag online bezahlen. Das geht nur mit verbundenem Stripe-Konto (Einstellungen, Zahlungen) und nur, solange etwas offen ist.