Monteurzimmer.de: Anfragen in Xentra annehmen

Monteurzimmer.de nimmt keine Buchungen an. Der Gast schickt dir dort eine unverbindliche Anfrage, und das Portal leitet sie per E-Mail weiter. Geht diese E-Mail an deine Xentra-Adresse, wird daraus automatisch eine offene Anfrage unter Buchungen, Anfragen. Du antwortest, bestätigst oder sagst ab, alles in Xentra.

Einrichten

1. Öffne Integrationen und dort Anfrageportale (Monteurzimmer.de).
2. Kopier deine Xentra-Adresse (…@host.myxentra.com). Hast du noch keine, legst du sie unter Einstellungen, Nachrichten an.
3. Trag die Adresse bei Monteurzimmer.de im Vermieterbereich als E-Mail-Adresse für Anfragen ein.
4. Optional: Trag bei Monteurzimmer.de die iCal-Export-Adresse deiner Einheit ein (unter Integrationen, iCal, Export), damit das Portal deine belegten Tage kennt.
5. Optional: Trag bei Monteurzimmer.de deinen Buchungslink für Direktbuchungen ein. Du findest ihn auf derselben Seite. Buchungen darüber zeigen in Xentra „Via Monteurzimmer.de“.

So läuft eine Anfrage

1. Die Anfrage kommt an. Xentra liest Zeitraum, Personenzahl, Name, Telefon und die Nachricht des Gastes aus der E-Mail und legt eine offene Anfrage an. Du bekommst eine Benachrichtigung.
2. Beim ersten Mal: Inserat zuordnen. Die E-Mail nennt nur dein Inserat, nicht deine Einheit. Wähl in der Anfrage die passende Einheit, oder ordne das Inserat unter Integrationen, Anfrageportale bei Deine Inserate zu. Danach kommen alle weiteren Anfragen dieses Inserats gleich mit der richtigen Einheit an.
3. Antworten. Schreib im Verlauf der Anfrage. Deine Antwort landet beim Gast im Chat von Monteurzimmer.de, seine Rückfragen kommen wieder in denselben Verlauf.
4. Bestätigen. Klick auf Bestätigen. Der Gesamtpreis ist aus deinen Preisen für diese Einheit und diese Tage berechnet, inklusive Reinigung, und lässt sich anpassen. Du kannst eine Bestätigung an den Gast senden und mit Automationen wie bei einer neuen Buchung starten zum Beispiel deinen Check-in-Link verschicken. Sind die Tage inzwischen belegt, sagt Xentra dir das, bevor etwas passiert.
5. Oder absagen. Mit Anfrage ablehnen schickst du auf Wunsch eine kurze Absage an den Gast.

Nach dem Bestätigen ist die Anfrage eine normale Buchung: Sie steht im Kalender, erzeugt die Reinigungsaufgabe und ist im iCal-Export belegt.

Einstellungen, die sich lohnen

• Termine halten, wenn du antwortest (unter Integrationen, Anfrageportale): Antwortest du auf eine Anfrage, blockiert Xentra die angefragten Tage für die gewählte Zeit in deinem Kalender, auf deinen Kanälen und im iCal-Export. Jede weitere Antwort verlängert das. Danach gibt Xentra die Tage von selbst frei. Früher freigeben kannst du sie unter Buchungen, Anfragen mit Freigeben.
• Messaging Bot (unter Nachrichten, Messaging Bot, Einstellung Anfragen von Monteurzimmer.de):
  • Nur Entwürfe (Standard): Der Bot schreibt zu jeder Anfrage einen Vorschlag mit Verfügbarkeit und Preis. Raus geht er erst, wenn du ihn sendest.
  • Automatisch senden: Der Bot antwortet direkt, höchstens dreimal pro Anfrage am Tag. Er bestätigt nie selbst eine Buchung.
  • Nicht beantworten: Du antwortest selbst.

Gut zu wissen

• Bezahlung: Monteurgäste zahlen meist per Überweisung. Mit der ersten Anfrage nimmt Xentra Monteurzimmer.de deshalb in die Kanäle auf, bei denen du selbst kassierst, und deine automatischen Rechnungen zeigen den Aufenthalt als offen. Ändern kannst du das unter Rechnungen, Zahlungsstatus je Buchungskanal.
• Firmenrechnung: Die vorbefüllte Bestätigung fragt nach Firmenname und Rechnungsadresse. Trag beim Gast nur eine E-Mail-Adresse ein, nicht zwei.
• Kein PMS-Abgleich: Nutzt du ein PMS, wird die bestätigte Buchung nicht dorthin übertragen. Blockiere die Tage dann auch im PMS.
• Kalender nicht doppelt anbinden: Importierst du zusätzlich den Kalender von Monteurzimmer.de per iCal, kann eine Anfrage als zweite, leere Reservierung auftauchen. Nimm für Monteurzimmer.de den Anfrage-Weg und gib dem Portal nur den Export deiner Einheit.
• Andere Portale: Automatisch erkannt wird Monteurzimmer.de. Anfragen anderer Portale landen im Posteingang unter Nicht zugewiesen. Dort übernimmst du sie mit Als Anfrage anlegen.

Kommt eine Anfrage nicht an oder ist Bestätigen ausgegraut, hilft dir Anfragen kommen nicht an.