Gästemeldung: welche Anbindung passt zu dir?

Mit der Gästemeldung schickt Xentra die Daten aus dem Online-Check-in automatisch an deine Gemeinde, Kurverwaltung oder Behörde. Welche Anbindung du brauchst, hängt davon ab, welches System dein Ort nutzt.

In Deutschland brauchst du Chekin nicht. Die deutschen Meldeschein-Systeme (AVS, Tramino, WinTOP) bindet Xentra direkt an, in Österreich zusätzlich Feratel Deskline. Chekin ist für Länder ohne direkte Anbindung gedacht, etwa Italien, Spanien und Portugal.

Reiter Gästemeldung mit der Auswahl „Welche Gästemeldung passt zu mir?“

Direkt angebunden

• AVS Direkt: Meldeschein, Kurtaxe und digitale Gästekarte für Orte mit AVS (viele Kurorte in Deutschland und Österreich). Siehe AVS Direkt: Meldeschein, Kurtaxe und digitale Gästekarte.
• Feratel Deskline: Gästemeldung, Kurtaxe und Gästekarten, zum Beispiel in Tirol, Salzburg oder Kärnten. Siehe Feratel Deskline: Gästemeldung, Kurtaxe und Gästekarten.
• Tramino Pass (Beta): Meldeschein, Kurtaxe und Gästekarte im Hochschwarzwald und für den Allgäu-Walser-Pass. Siehe Tramino Pass: Meldeschein, Kurtaxe und Gästekarte.
• WinTOP (OMS) (Beta): Online-Meldeschein über WinTOP von Reif Systemtechnik, zum Beispiel in vielen Orten in Bayern. Siehe WinTOP: Online-Meldeschein und Kurtaxe.

Für das Ausland: Chekin

• Chekin: polizeiliche und statistische Meldung in Italien, Spanien, Portugal und weiteren Ländern ohne direkte Anbindung. Nicht für Orte mit AVS, WinTOP, Feratel oder Tramino. Siehe Chekin Integration.

In Spanien meldest du über Chekin, das die Meldung an SES Hospedajes übernimmt. Eine direkte Anbindung an SES Hospedajes gibt es nicht; die Kachel unter Integrationen lässt sich nicht einrichten.

Wo du sie einrichtest

Checkin / Gästemeldung, Reiter Gästemeldung. Solange noch nichts verbunden ist, siehst du oben Welche Gästemeldung passt zu mir?: zuerst die direkt angebundenen Systeme, darunter unter Alle anderen Behörden Chekin. Bei der passenden Anbindung auf Einrichten: Die Seite zeigt dann nur diese Anbindung mit ihren Schritten, mit Andere Anbindung wählen kommst du zurück zur Auswahl. Ist eine Anbindung aktiv, siehst du ihre Karte. Eine zweite Gästemeldung, etwa für eine andere Gemeinde oder ein anderes Land, fügst du mit Weitere Gästemeldung hinzufügen unten auf der Seite hinzu.

Alle Anbindungen stehen auch unter Integrationen, Reiter Gästemeldung.

Integrationen, Reiter Gästemeldung mit allen Anbietern

Was du vorher wissen solltest

• Gemeldet wird, was über den Xentra-Check-in kommt. Ohne abgeschlossenen Online-Check-in entsteht keine Meldung. Die Check-in-Vorlage muss aktiv und der Einheit zugeordnet sein.
• Eine Einheit meldet an genau ein System. Meldet sie schon über AVS oder Feratel, lässt sie sich nicht zusätzlich bei Tramino einschalten; aktivierst du Chekin, wird es für eine Einheit mit anderer Anbindung abgeschaltet.
• Pflichtfelder kommen automatisch. Was deine Behörde braucht (zum Beispiel Geburtsdatum aller Reisenden oder die Adresse des Hauptgasts), fragt der Check-in bei diesen Einheiten von selbst ab.
• Portale ausnehmen: Hast du in der Kurtaxe-Einstellung ein Portal von der Behördenmeldung ausgenommen, meldet Xentra dessen Buchungen nicht. Die Buchung zeigt dann „Keine Meldung gesendet“.

Wer wofür verantwortlich ist

Xentra übermittelt die Daten auf deine Weisung und schließt den vorgesehenen Übermittlungsschritt ab. Meldepflichtig und Schuldner der Kurtaxe bleibst du, und für den Inhalt (Personenzahl, Nächte, Alter, Befreiungen) bist du verantwortlich. Den Status zeigt Xentra so, wie das Portal ihn zurückmeldet. Prüf deine Meldungen deshalb regelmäßig auch im Portal selbst. Lässt sich eine Meldung in Xentra nicht wiederholen, etwa weil zu einer Buchung keine Meldung angelegt wurde, erledigst du sie direkt im Portal oder bei der Behörde.

Den Status im Blick behalten

• In jeder Buchung im Reiter Online Check-in steht die Karte deiner Anbindung mit Meldestatus, Kurtaxe und Gästekarten.
• Der Reiter Bericht zeigt unter Behördliche Gästemeldung, wie viele Meldungen bestätigt, ausstehend oder fehlgeschlagen sind.
• Unter Offene Aufgaben listet Xentra Buchungen, bei denen Check-in, Meldung oder Kurtaxe noch offen sind.

Ist der Meldeschein in Deutschland Pflicht?

Seit dem 1. Januar 2025 gilt die besondere Meldepflicht in Beherbergungsstätten (§§ 29 und 30 Bundesmeldegesetz) nur noch für ausländische Gäste. Deine Gemeinde kann über ihre Kurtaxe- oder Gästebeitragssatzung trotzdem Daten von allen Gästen verlangen. In Österreich gilt das Meldegesetz für alle Gäste. Schreibst du in einer Vorlage „gesetzlich vorgeschrieben“, prüf, ob das für deine Gäste und deinen Ort stimmt.

Die Ausweisnummer brauchst du nur von ausländischen Gästen. In deiner Check-in-Vorlage, Abschnitt „Gastdaten“, trägst du bei „Ausweisnummer nicht abfragen bei“ „Deutschland“ ein (sichtbar, sobald du die Pass-/Ausweisnummer abfragst). Damit das wirkt, muss die Nationalität im Check-in abgefragt werden. Xentra gibt keine Rechtsberatung, im Zweifel frag deine Gemeinde oder Kurverwaltung.

Fehlerbehebung: die Gästemeldung kommt nicht an

1. Ist die Einheit bei der Anbindung aktiv (Schalter oder Speichern & Aktivieren)?
2. Hat der Gast den Online-Check-in vollständig abgeschickt? Ein begonnener Check-in wird nicht gemeldet.
3. Ist eine aktive Check-in-Vorlage der Einheit zugeordnet?
4. Ist das Portal der Buchung in der Kurtaxe von der Behördenmeldung ausgenommen?
5. Zeigt die Karte in der Buchung einen Fehler, steht dort, was zu tun ist. Spezielle Fehler findest du in den Artikeln zu AVS, Feratel, Tramino und WinTOP.