Feratel Deskline: Gästemeldung, Kurtaxe und Gästekarten

Liegt deine Unterkunft in einem Ort mit Feratel-Meldewesen (zum Beispiel in Tirol, Salzburg oder Kärnten), meldet Xentra deine Gäste aus dem Online-Check-in direkt bei Feratel, übernimmt die Kurtaxe aus der Antwort und holt die Gästekarten ab.

Die Feratel-Einrichtung im Reiter Gästemeldung

Einrichten

1. Zuerst muss deine Destination die Schnittstelle für deinen Betrieb freischalten, siehe Feratel: Freischaltung durch deine Destination.
2. Checkin / Gästemeldung, Reiter Gästemeldung, bei Feratel Deskline auf Einrichten. Nutzt du schon eine andere Gästemeldung (zum Beispiel AVS Direkt) und ist noch keine Wohnung mit Feratel verbunden, fehlt die Feratel-Karte dort. Öffne dann Integrationen und klicke bei Feratel Deskline auf Einrichten: Die Gästemeldung öffnet sich mit der Feratel-Karte. Sobald eine Wohnung mit Feratel verbunden ist, bleibt die Karte dort dauerhaft sichtbar.
3. Je Wohnung ÖSTAT-Gemeindekennziffer und Betriebsnummer eintragen. Führende Nullen gehören zur Betriebsnummer.
4. Gästekarten-Datenweitergabe festlegen (siehe unten), dann Speichern & Aktivieren. Xentra prüft die Verbindung und lädt die Konfiguration.
5. Optional den Feratel WebClient (Gästekarten) verbinden: Benutzername, Passwort, dann den Betrieb (Leistungsträger) wählen. Ohne diesen Zugang kann Xentra keine Gästekarten abholen.

Über das Uhr-Symbol (Zeitplan) in der Kopfzeile der Feratel-Karte legst du unter „Wann wird die Gästemeldung an Feratel übermittelt?“ fest, wann die Meldung an Feratel geht: am Anreisetag oder bis zu 14 Tage vorher, für alle deine Unterkünfte. Empfohlen ist der Anreisetag: Wer früher übermittelt, verbraucht schon eine Meldeschein-Nummer, auch wenn die Buchung danach storniert wird.

Meldeschein-Nummern von deiner Gemeinde

Jeder Meldeschein braucht eine Nummer aus einem Nummernblock, den deine Gemeinde oder dein Tourismusverband deinem Betrieb in Feratel zuteilt. Wie viele noch frei sind, zeigt die Karte Feratel Deskline bei der Wohnung („… freie Meldeschein-Nummern“).

Hat dein Betrieb noch keinen Nummernblock oder sind alle Nummern verbraucht, fragt Xentra beim Aktivieren von Feratel und bei jedem Klick auf Konfig laden in der Karte Feratel Deskline selbst bei Feratel einen ersten Block an. Meist sind die freien Nummern danach sofort da. Bis dahin zeigt die Karte Noch keine Meldeschein-Nummern zugeteilt.

Teilt Feratel keinen Block zu, zeigt die Karte Feratel hat keinen Nummernblock zugeteilt mit der Begründung von Feratel. Ohne Nummern können Gäste bei der Anreise nicht gemeldet werden (bei Feratel heißt der Fehler „Sheet-number pool empty“). So löst du es:

1. Bitte deine Gemeinde oder deinen Tourismusverband, deinem Betrieb in Feratel einen Nummernblock für Meldescheine zuzuweisen.
2. Danach in der Karte Feratel Deskline bei der Wohnung auf Konfig laden klicken. Die freien Nummern erscheinen, und Meldungen für laufende und kommende Aufenthalte, die daran gescheitert sind, schickt Xentra von selbst noch einmal.
3. Aufenthalte, die schon vorbei sind, zeigt die Karte danach unter Nicht gemeldete Aufenthalte. Mit Jetzt nachmelden und Bestätigen meldet Xentra sie nach, bis zu 15 pro Klick, ohne Rückerstattung und ohne neue Zahlung für die Gäste.

Gehen die Nummern später aus, holt Xentra den nächsten Block selbst bei Feratel ab.

Gästekarten-Datenweitergabe

Damit deine Gäste eine Gästekarte bekommen, müssen ihre Daten an das Gästekartensystem der Region gehen. Der Schalter Gästekarten-Datenweitergabe ist standardmäßig aus und gilt für alle Objekte. Solange er aus ist, wird nichts weitergegeben und es entsteht keine Gästekarte. Mit dem Einschalten bestätigst du, dass die Zustimmung deiner Gäste vorliegt, zum Beispiel über deine Datenschutzerklärung. Du findest ihn im Einrichten-Dialog und später auf der Seite Gästemeldung.

Was passiert beim Check-in

• Xentra meldet nur, was über den Xentra-Check-in kommt. Ohne abgeschlossenen Check-in gibt es keine Meldung und keine Gästekarte. Fehlt der Check-in, erstellst du den Link in der Buchung im Reiter Online Check-in mit Link erstellen.
• Nach dem Schritt mit den Reisenden meldet Xentra die Gäste bei Feratel vor und übernimmt den Betrag, den Feratel berechnet. Der Gast zahlt ihn im Zahlungsschritt. Zum Zeitpunkt aus deinem Zeitplan (Standard: am Anreisetag) wird die Vormeldung in den Meldeschein umgewandelt.
• Ermäßigungen, zum Beispiel bei Schwerbehinderung: Feratel ordnet jeden Gast nach Alter einer Gästeart zu. Gästearten ohne Altersgrenze (zum Beispiel Schwerbehindert, Begleitperson, beruflich) gibst du frei: Feratel-Karte der Wohnung, Bearbeiten, Geladene Gästearten, Haken bei Im Check-in wählbar. Der Gast wählt sie dann im Online-Check-in pro Person unter Kurtaxe-Kategorie, Feratel berechnet den Betrag für diese Gruppe. Welche Gruppe ein Gast gewählt hat, siehst du in der Buchung im Reiter Online Check-in („Vom Gast gewählte Kurtaxe-Kategorie“). Den Nachweis, zum Beispiel den Schwerbehindertenausweis, prüfst du bei Anreise. Ohne Haken wählt der Gast nichts, alle laufen nach Alter. Befreiungen, die du unter Kurtaxe anlegst, gelten nur, wenn Xentra die Kurtaxe selbst berechnet.

In der Feratel-Karte hakst du an, welche Gästearten ohne Altersgrenze der Gast im Check-in wählen darf.

Im Online-Check-in wählt der Gast unter Kurtaxe-Kategorie nur die freigegebenen Gruppen.

• Kurtaxe selbst berechnen (je Wohnung): Der Betrag kommt dann aus deinen Kurtaxe-Einstellungen, die Meldung geht trotzdem an Feratel.
• Kann eine Gästemeldung nicht übertragen werden, bekommst du eine E-Mail mit dem Fehler, den Feratel zurückgemeldet hat. Den Fehler siehst du auch in der Buchung im Reiter Online Check-in, Karte Feratel Meldeschein. Lehnt Feratel Angaben der Gäste ab, steht darunter, welches Feld du im Check-in prüfen sollst, zum Beispiel „Bitte im Check-in prüfen: Wohnsitzland und Postleitzahl der Gäste“. Weichen die Gästedaten bei der Abreise von denen bei Feratel ab, meldet Xentra die Abreise mit den bei Feratel hinterlegten Daten und vermerkt das in der Karte.
• Hat der Gast eingecheckt, der Meldeschein ist aber nicht bei Feratel angekommen (Übermittlung endgültig fehlgeschlagen, am Tag nach der Anreise nicht umgewandelt oder nie vorgemeldet), zeigt Xentra „Nicht alle Gäste gemeldet“: im Kalender, im Reiter Buchungen und unter Checkin / Gästemeldung, Reiter Offene Aufgaben.

Wie die Gästekarte zum Gast kommt

Bei der direkten Anbindung verschickt nicht Feratel die Karte. Mit hinterlegtem WebClient-Zugang holt Xentra die Karten zur Buchung ab; du siehst sie in der Buchung im Reiter Online Check-in, Karte Feratel Meldeschein, und kannst sie dort mit Aktualisieren sofort neu abrufen. Zum Gast kommen sie über einen Link: Bau den Platzhalter {{feratel_guest_cards_link}} (Feratel-Gästekarten) in deine Anreise-Nachricht ein. Die Seite füllt sich, sobald die Karten da sind. Auf der Gästeseite erscheinen die Karten nicht.

Manche Orte geben eine vorgemeldete Gästekarte erst ab dem Anreisetag frei. Vorher sieht der Gast „Deine Gästekarten gibt es ab dem Anreisetag“ mit dem Datum. Das ist kein Fehler, ab dem Anreisetag klappt der Download über denselben Link.

Orte mit Gästekarten auf dem Meldeschein

In manchen Orten (zum Beispiel Bad Sooden-Allendorf) stehen die Gästekarten auf dem Meldeschein, eine pro Person. Xentra erkennt das selbst. Die Karte Feratel Meldeschein in der Buchung zeigt dann Gästekarten auf dem Meldeschein mit Meldeschein mit Gästekarten öffnen; die Liste darunter heißt Parkausweise aus dem Kartensystem.

• Der Meldeschein mit den Karten entsteht, sobald Xentra die Gästemeldung an Feratel übermittelt, also zum Zeitpunkt aus deinem Zeitplan. Stellst du dort zum Beispiel 2 Tage vor Anreise ein, bekommt der Gast seine Gästekarten schon 2 Tage vorher. Bis dahin sieht der Gast über seinen Link, dass die Karten noch erstellt werden.
• Sobald er vorliegt, schickt Xentra ihn automatisch an den Hauptgast.

Kommt trotz Meldung keine Karte an: siehe Feratel: der Download-Link für die Gästekarte bleibt leer.