Fragen an den Gast in der Gästemappe

Mit dem Baustein Fragen an den Gast fragst du direkt in der Gästemappe ab, was dir noch fehlt, zum Beispiel die Handynummer, die ungefähre Ankunftszeit oder ob ein Babybett gebraucht wird. Fast jeder Gast öffnet die Gästemappe vor der Anreise, deshalb kommen die Antworten meist rechtzeitig.

Fragen anlegen

1. Gästereise → Gästemappen → Gästemappe öffnen → Reiter Inhalt → Sektion hinzufügen.
2. Unter Fragen-Vorlagen wählst du eine fertige Vorlage:
   • Kontaktdaten: Handynummer (nur gefragt, wenn sie in der Buchung fehlt) und ungefähre Ankunftszeit.
   • Wünsche: Babybett, früher einchecken und „Sonst noch etwas?“. Oder du nimmst unter Bausteine den leeren Baustein Fragen an den Gast für eigene Fragen.
3. Fragen anpassen und Speichern.

Du kannst mehrere Frage-Abschnitte in einer Gästemappe haben. Als Antwortart gibt es Text, langen Text, Telefon, E-Mail, Zahl, Datum, Uhrzeit, Ja/Nein, Auswahl, Mehrfachauswahl (mehrere Häkchen, auf Wunsch mit Minimum und Maximum) und ein Häkchen zur Zustimmung. Dateien hochladen oder unterschreiben kann der Gast hier nicht, dafür gibt es den Online-Check-in.

Einstellungen

• Mit Buchungsfeld verknüpfen: verbindet eine Frage mit der Telefonnummer, der E-Mail oder der Ankunftszeit der Buchung.
• Nur fragen, wenn es fehlt: Hat die Buchung schon einen Wert, sieht der Gast die Frage nicht.
• Benachrichtige mich bei neuen Antworten (an, solange du es nicht ausschaltest): über die Glocke und per Push. Die E-Mail dazu schaltest du unter Einstellungen → Benachrichtigungen ein. Die Benachrichtigung enthält nicht die Antworten selbst.
• Wenn alles beantwortet ist: ein kurzes Dankeschön zeigen oder den Abschnitt ausblenden.

Beantwortete Fragen stellt die Gästemappe nicht noch einmal.

Was mit den Antworten passiert

• Handynummer: Sie wird an der Buchung als Zweite Nummer (aus der Gästemappe) gespeichert. Die Nummer aus deinem PMS bleibt unverändert. Fehlt in der Buchung eine Nummer, gehen WhatsApp und SMS an die zweite Nummer.
• E-Mail: Sie füllt nur eine leere E-Mail in der Buchung, eine vorhandene wird nie überschrieben.
• Ankunftszeit: nur zur Info. Check-in-Zeit, Türcode und der Platzhalter {{arrival_time}} bleiben unverändert.

Wo du die Antworten siehst

In der Buchung auf der Karte Antworten aus der Gästemappe und im Posteingang in der Seitenleiste der Unterhaltung. Dort steht bei übernommenen Werten „Als zweite Nummer gespeichert“ oder „In die Buchung übernommen“. Team-Mitglieder sehen die Antworten, wenn sie das Recht für Gästeseiten haben.

Offene Fragen auf der Karte oben

Vor der Anreise zeigt die Karte oben in der Gästemappe einen Knopf mit der Zahl der noch offenen Fragen. Nutzt du den Baustein „Deine Anreise“, heißt die Zeile Schritte bis zur Anreise. Einstellen kannst du das im Reiter Inhalt → Baustein Karte. „Deine Anreise“ fragt Handynummer, E-Mail und Ankunftszeit bereits selbst ab, ein eigener Abschnitt „Kontaktdaten“ ist dann nicht nötig. Mehr dazu in „Gästemappe: der Baustein „Deine Anreise““.