Mahnwesen: Zahlungserinnerung und Mahnungen für Ausgangsrechnungen
Wie du Zahlungserinnerung, 1. Mahnung und letzte Mahnung für offene Ausgangsrechnungen einstellst, vorbereitest und verschickst.
Aktualisiert am 12. November 2026
Unter Ausgangsrechnungen, Einstellungen, Mahnwesen stellst du Zahlungserinnerung, 1. Mahnung und letzte Mahnung ein: nach wie vielen Tagen, neue Frist, Gebühr, Verzugszinsen und Pauschale für Firmenkunden. Mit Mahnwesen starten legst du los. Gemahnt werden nur Rechnungen ab dem Start des Mahnwesens; ältere Rechnungen kannst du einzeln mahnen.
Offene Rechnungen findest du in der Rechnungsliste unter dem Filter Zu mahnen. Im Rechnungsdetail klickst du unter Mahnwesen auf Mahnung vorbereiten und prüfst Betrag, Frist und Text. Bevor du sendest, hakst du „Ich habe mein Bankkonto geprüft, die Zahlung ist nicht eingegangen.“ an, denn Xentra kennt nur Zahlungen, die in Xentra erfasst sind. Die Mahnung geht per E-Mail an den Gast, so wie die Rechnung: mit dem Link zur Online-Rechnung, dem Passwort und dem Schreiben als PDF. Die Zahlungserinnerung ist kostenfrei. Jede versendete Mahnung steht danach im Verlauf der Rechnung, mit PDF zum Herunterladen, und der Gast findet sie auch auf seiner Online-Rechnung.
Vor dem Senden bestätigst du, dass du dein Bankkonto geprüft hast, erst dann lässt sich die Zahlungserinnerung senden.
Mahnstufe in der Rechnungsliste
Neben dem Zahlstatus zeigt die Liste die Mahnstufe einer Rechnung. Über die Filter oben findest du die Rechnungen je Stufe sowie „Angehalten“, „Ausgeschlossen“ und „Bezahlt nach Mahnung“. Kam eine Mahnung nicht an, steht im Verlauf „Nicht zugestellt“. Korrigiere dann die E-Mail-Adresse auf der Rechnung, bevor du die nächste Stufe sendest.
Was nicht gemahnt wird
Airbnb-Rechnungen werden nie gemahnt, weil Airbnb das Geld selbst einzieht. Rechnungen mit einer offenen Stripe-Rückforderung ebenfalls nicht. Stornierte Buchungen, Rechnungen ohne E-Mail-Adresse und Rechnungen, deren letzte Mahnung nicht zugestellt wurde, hält Xentra an; per Klick kannst du sie trotzdem mahnen. Bei Booking.com-Buchungen weist dich Xentra darauf hin, dass der Gast eventuell schon dort bezahlt hat.
„Zahlung erhalten, danke“
Zahlt der Gast nach einer Mahnung vollständig, bekommt er innerhalb einer Stunde automatisch eine kurze Bestätigung per E-Mail. Den Text stellst du unter Mahnwesen je Sprache ein, mit „KI übersetzen“ für die anderen Sprachen. Sind noch Mahnkosten offen, geht keine Bestätigung raus.
Verzugszinsen je Land
Unter „Erweitert: Rechtsrahmen, Zinsen, Pauschale, Verzugshinweis“ wählst du bei „Berechnung“ zwischen „Deutschland (BGB)“ (Standard) und „Eigene Werte“. Nach deutschem Recht laufen Verzugszinsen ab Verzugsbeginn und werden ab der 1. Mahnung berechnet. Ist das Zahlungsziel vorab mit dem Gast vereinbart, schalte „Zahlungsziel ist mit dem Gast vereinbart“ ein. Mit „Eigene Werte“ legst du zusätzlich fest, ab wann Zinsen laufen („Zinsen ab“: Verzugsbeginn, Tag nach der Fälligkeit, einige Tage nach der Fälligkeit oder Tag nach dem ersten Mahnschreiben) und ab welcher Stufe sie anfallen („Zinsen ab Stufe“). In Ländern ohne Verzugszinsen wählst du bei „Verzugszinsen“ „Keine Zinsen“.
Automatischer Mahnlauf
Optional: Mit „Automatischer Mahnlauf“ geht jeden Morgen für fällige Rechnungen die nächste Stufe raus, nur für Rechnungen ab dem Start des Mahnwesens. Beim Einschalten bestätigst du einmal, dass deine Zahlungen in Xentra stimmen. Ausgeschaltet mahnst du per Klick.
In der Rechnungsliste zeigt der Filter „Zu mahnen“ die offenen Rechnungen ab dem Start des Mahnwesens.
Nach dem Versand steht die Zahlungserinnerung im Verlauf der Rechnung, mit PDF und Stornieren.