Probleme aus der Reinigung bearbeiten
Wie dein Team Probleme aus einer Aufgabe meldet und wie du sie einteilst, als Wartungsaufgabe an den Hausmeister gibst und die Lösung bestätigst.
Aktualisiert am 6. November 2026
Fällt deiner Reinigungskraft etwas auf, das nicht in die Checkliste gehört (ein Schaden, etwas fehlt, starke Verschmutzung, eine Reparatur), meldet sie es direkt aus der Aufgabe. Du bearbeitest die Meldungen unter Reinigung & Wartung, Probleme. Die Zahl neben „Probleme“ zeigt, wie viele offen sind.
Probleme: offene Meldungen mit ihrem Stand
So meldet dein Team ein Problem
In der Aufgabe Problem melden: Art des Problems (Schaden, Fehlender Gegenstand, Starke Verschmutzung, Wartung / Reparatur, Sonstiges), Dringlichkeit (Niedrig, Normal, Hoch), ein kurzer Text und Fotos. Du bekommst eine Benachrichtigung „Problem gemeldet“ und eine E-Mail.
Der Stand jeder Meldung
In der Liste steht bei jeder Meldung, wo sie gerade steht: Niemand zuständig, Offen (mit oder ohne eingeteilte Person), In Arbeit, Lösung prüfen, Arbeit erledigt, Problem offen oder Gelöst. Oben filterst du nach Art und Dringlichkeit, Gelöste anzeigen blendet erledigte Meldungen ein. Meldungen, die dich brauchen, stehen auch in der Übersicht unter „Braucht dich“.
Wer kümmert sich?
Ein Klick öffnet die Meldung mit Text, Fotos, Einheit und der Aufgabe, bei der sie gemeldet wurde. Unter Wer kümmert sich? legst du mit Wartungsaufgabe anlegen eine Aufgabe für deinen Hausmeister an; sie trägt den Bezug zur Meldung.
Eine Meldung mit „Wer kümmert sich?“ und Lösung
Automatisch an den Hausmeister: Unter Einstellungen, Team & weitere Nutzer, das Konto öffnen und „Problemmeldungen als Aufgabe erhalten“ anhaken. Dann entsteht bei jeder Meldung in einer Einheit, auf die diese Person Zugriff hat, sofort eine Wartungsaufgabe für sie; bei mehreren solchen Konten eine Aufgabe, und alle werden benachrichtigt. Ohne das Häkchen bleibt die Meldung bei dir, bis du jemanden einteilst.
Abschluss
Schließt dein Hausmeister die Wartungsaufgabe ab, fragt Xentra ihn „Problem behoben?“ mit Ja oder Nein und was er gemacht hat oder was noch fehlt. Du bekommst „Wartung erledigt“, auch wenn du Benachrichtigungen bei Erledigung sonst aus hast.
Dann prüfst du: Hat er mit Ja geantwortet, übernimmst du seine Antwort mit Lösung bestätigen. Sonst klickst du Als gelöst markieren und schreibst unter Lösung kurz, was gemacht wurde. Diesen Text sieht die Person, die das Problem gemeldet hat. Ist die Wartungsaufgabe dabei noch offen, entfällt sie damit.
Hat er mit Nein geantwortet, steht die Meldung auf „Arbeit erledigt, Problem offen“. Öffne die Wartungsaufgabe und setz sie wieder auf Offen, oder teil jemand anderen ein.
Eine Meldung hängt an der Aufgabe, bei der sie gemeldet wurde. Löschst du diese Aufgabe, verschwindet die Meldung mit ihr.