Anfragen & Buchungsanfragen
So bearbeitest du Airbnb-Anfragen und Buchungsanfragen: vorab genehmigen, Sonderangebot schicken, bestätigen oder ablehnen.
Aktualisiert am 14. November 2026
Unter Kalender, Reiter „Anfragen" (Anfragen) laufen alle offenen Anfragen und Buchungsanfragen zusammen. Der Reiter erscheint, sobald eine offene Anfrage da ist, und trägt ihre Zahl. Ist keine offen, fehlt der Reiter; die Bereiche „Abgelehnt", „Angenommen" und „Abgelaufen" erreichst du dann über Anfragen öffnen.
Der Reiter „Anfragen" mit offenen Anfragen und den Knöpfen „Bestätigen" und „Ablehnen"
Zwei Arten von eingehenden Anfragen
| Typ | Bedeutung | Blockiert Kalender? | Frist |
|---|---|---|---|
| Buchungsanfrage (Request to Book) | Verbindliche Buchungsanfrage des Gastes | Ja, solange sie offen ist | 24 h, danach automatischer Ablauf |
| Anfrage (Inquiry) | Unverbindliche Frage des Gastes vor der Buchung | Nein | Läuft auf Airbnb nach 24 h automatisch ab |
Oben auf der Seite erklärt ein Kasten beide Arten noch einmal. Auch Anfragen aus deinem Buchungstool (Buchung „auf Anfrage") und Anfragen, die du selbst mit dem Status „Anfrage" angelegt hast, stehen hier.
Die Bereiche
- Offen: noch nicht entschieden.
- Abgelehnt: von dir abgelehnt oder als abgelehnt markiert.
- Angenommen: angenommene Buchungsanfragen und vorab genehmigte Anfragen.
- Abgelaufen: automatisch verfallen oder nie zur Buchung geworden. Eine verbindliche Buchungsanfrage über Airbnb läuft nach 24 Stunden ohne Antwort ab. Eigene Anfragen, zum Beispiel per Telefon oder E-Mail, bleiben offen, bis du entscheidest oder der Anreisetag vorbei ist.
Aktionen bei einer Airbnb-Anfrage
Dieselben Aktionen stehen im Reiter „Anfragen" und in der Buchung unter Nachrichten, dort zusätzlich mit optionaler Gästenachricht im selben Schritt:
- Vorab genehmigen: lädt den Gast ein zu buchen. Optional sperrt „Instant Booking blockieren" die Tage währenddessen für andere Gäste. Der Gast muss noch selbst buchen.
- Sonderangebot senden: schickt dem Gast einen eigenen Gesamtpreis für die Tage. Der Gast muss das Angebot annehmen.
- Als abgelehnt markieren: nimmt die Anfrage aus „Offen".
„Als abgelehnt markieren" wirkt nur in Xentra
Eine Airbnb-Anfrage lässt sich von außen nicht ablehnen. Markierst du sie als abgelehnt, verschwindet sie nur in Xentra aus „Offen". Auf Airbnb bleibt sie offen und läuft dort 24 Stunden nach Eingang von selbst ab. Der Zeitraum ist dabei nirgends blockiert; willst du ihn freihalten, leg im Kalender eine Blockierung an.
Das ist kein Problem: Eine Anfrage ist unverbindlich und verfällt von selbst. Eine kurze Textantwort an den Gast gilt auf Airbnb bereits als Antwort.
Anders bei der Buchungsanfrage: Deren Ablehnung geht tatsächlich an Airbnb, mit Ablehnungsgrund und optionaler Nachricht an Gast und Airbnb.
Bestätigen und Ablehnen
Bei Buchungsanfragen und eigenen Anfragen stehen „Bestätigen" und „Ablehnen". Vor dem Bestätigen prüft Xentra, ob die Einheit inzwischen belegt ist, und nennt die Buchung, die im Weg ist. Bei einer Anfrage aus deinem Buchungstool geht beim Bestätigen deine Bestätigungs-E-Mail an den Gast.
Kommt die Anfrage aus einem verbundenen PMS (zum Beispiel Beds24, Hostaway, Guesty, Smoobu), sind Bestätigen und Ablehnen in Xentra gesperrt, solange die Verbindung aktiv ist, denn dein PMS würde davon nichts erfahren. Dabei steht zum Beispiel „Diese Anfrage kommt aus Beds24. Bestätige oder lehne sie dort ab, Xentra übernimmt das beim nächsten Abgleich." Antworte dem Gast im Posteingang und entscheide im PMS. Vorab genehmigen und Sonderangebot gibt es nur bei Airbnb über die Xentra-Kanalanbindung.
Wird aus einer Anfrage eine Buchung, läuft der volle Ablauf an
Bucht der Gast nach einer Anfrage tatsächlich, wird aus der Anfrage eine bestätigte Buchung, und danach passiert alles wie bei einer neuen Buchung: Buchungsbestätigung, Online-Check-in-Link, Türcode und alle Automatisierungen zum Auslöser Neue Buchung. Fehlt einer Buchung die Bestätigung oder der Check-in-Link, sendest du beides in der Buchung unter Nachrichten von Hand.
Der KI-Bot beantwortet Anfragen wie Buchungen
Kommt eine Anfrage mit ihrer Nachricht an, behandelt der KI-Bot sie wie jede andere Gästenachricht: Er antwortet oder legt dir einen Entwurf hin, nach denselben Regeln wie bei einer Buchung. Der Bot muss nur aktiv sein (Bot-Einstellungen).
Änderungsanfragen zu bestehenden Buchungen
Möchte ein Gast eine bestehende Buchung ändern (andere Daten, mehr Gäste), schickt das Portal eine Änderungsanfrage. Diese siehst du nicht unter „Anfragen“, und Xentra kann sie weder von Hand noch automatisch bestätigen. Nimm die Änderung direkt beim Portal an oder lehne sie dort ab, zum Beispiel bei Airbnb in der jeweiligen Reservierung.
Mehr dazu
- Du siehst keine Anfragen, obwohl auf Airbnb welche eingehen: siehe Anfragen kommen nicht an: welche Anbindung sie liefert.
- Ein eigenes, unverbindliches Angebot festhalten: siehe Eigene Anfrage anlegen, ohne den Kalender zu blockieren.