Smoobu ersetzen: Xentra als vollständiges PMS

Xentra als vollständiges PMS nutzen

Xentra kann Smoobu (oder ein anderes PMS) vollständig ersetzen. Das Channel Management für Airbnb, Booking.com, VRBO/FeWo-direkt und Expedia läuft dann über die integrierte Channex-Anbindung, die im Xentra-Pro-Tarif enthalten ist.

Der Reiter Channel Manager: hier verbindest du die Portale direkt

Reihenfolge, bitte genau so

1. Channex verbinden: Channel Manager öffnen
2. Kanäle hinzufügen und die Listings den Xentra-Einheiten zuordnen
3. Buchungen und Kalender synchronisieren und gegenprüfen, dass alles vollständig ist
4. Check-in-Flow und Nachrichten testen: Automationen, Vorlagen, Zugangscodes
5. Erst danach das alte PMS kündigen

Kündige nie vor Schritt 4. Solange beide Systeme parallel auf dieselben Kanäle schreiben, gewinnt sonst im Zweifel das falsche.

Läuft Smoobu in der Übergangszeit noch mit, schalte in der Smoobu-Verbindung „Buchungen an PMS senden“ ein. Dann landen Buchungen, die du schon in Xentra anlegst, auch in Smoobu, und dort wird nichts doppelt vergeben (siehe Buchungen an dein PMS senden).

Kanäle, die nur in Smoobu laufen

Manche Kanäle kennt nur Smoobu, zum Beispiel deine Smoobu-Website mit Buchungsmaschine. Nach der Umstellung sieht so ein Kanal die Buchungen aus Xentra nicht mehr, und seine Buchungen kommen nicht in Xentra an, also drohen Doppelbuchungen. Der Umstellungs-Assistent listet solche Kanäle vor dem Wechsel mit der Zahl ihrer Buchungen auf und hält die Umstellung an, bis du sie bestätigst. Verbinde jeden dieser Kanäle mit Channex oder schalte ihn in Smoobu ab, auch deine Smoobu-Website. Direktbuchungen nimmst du danach über das Xentra-Buchungstool an.

Nach der Umstellung: Smoobu liefert für diese Einheiten nichts mehr

Sobald eine Einheit über Channex live ist, gehören ihre Buchungen Channex. Der Smoobu-Import überspringt ab diesem Moment jede Reservierung und jede Blockierung dieser Einheit, damit ein erneuter Import die Channex-Daten nicht überschreibt. Das gilt pro Einheit: Einheiten, die weiterhin nur an Smoobu hängen, werden ganz normal importiert.

Wichtig dabei: Die Smoobu-Verbindung steht danach weiter auf „Verbunden“, und der Abgleich läuft ohne Fehlermeldung durch. Eine Buchung, die du nach der Umstellung noch in Smoobu anlegst oder die dort eingeht, kommt deshalb nicht in Xentra an. Lege sie gleich in Xentra an (Kalender, „Neue Buchung“).

Was Xentra dann abdeckt

Channel Management über Channex, Kalender und Buchungen, automatische Gästekommunikation, Online-Check-in, Meldewesen (direkt über AVS, Feratel, Tramino oder WinTOP, im Ausland über Chekin), Kurtaxe, Smart Locks, digitale Gästemappen, Rechnungen und Auswertungen.

Bei der Umstellung unterstützen wir dich, schreib an hello@support.myxentra.com.

Was beim Import aus Smoobu mitkommt und was nicht, und wie du offene Restzahlungen aus importierten Buchungen einziehst: siehe Smoobu-Import: was mitkommt und was nicht.

Automatische Nachrichten bei Smoobu abschalten

Sobald deine Automationen in Xentra laufen, schalte bei Smoobu alle automatischen Mails ab. Sonst bekommt der Gast dieselbe Nachricht zweimal. Das gilt auch dann, wenn Smoobu keinen Zugang mehr zu einem Portal hat: für Direktbuchungen greifen die Smoobu-Automationen sonst weiter.

Türschloss: wenn Smoobu und Xentra am selben Nuki hängen

War dein Nuki-Schloss mit Smoobu verbunden, liegen während der Umstellung pro Buchung zwei Codes auf dem Schloss, der von Smoobu und der von Xentra. Beide funktionieren. Xentra legt die Codes für deine importierten Buchungen rechtzeitig an, spätestens 14 Tage vor der Anreise. Fremde Codes entfernt Xentra erst, wenn ihr Enddatum vorbei ist. Laufende Smoobu-Codes und Codes ohne Enddatum (zum Beispiel deine eigenen oder die der Reinigung) fasst Xentra nicht an. Ob Smoobu seine Codes beim Trennen löscht, entscheidet Smoobu. Trenne Nuki in Smoobu deshalb erst, wenn der letzte Gast abgereist ist, der seinen Code über eine Smoobu-Nachricht bekommen hat.

Smoobu in Xentra trennen

Sind alle Einheiten über den Channel Manager live und die automatischen Mails bei Smoobu abgeschaltet, trennst du die Verbindung selbst: PMS & iCal öffnen, bei Smoobu auf „Einstellungen“, unten „Verbindung trennen“ und bestätigen. Hast du mehrere Smoobu-Verbindungen, trennst du jede einzeln. Danach holt Xentra nichts mehr aus Smoobu, deine importierten Buchungen bleiben erhalten. Erst dann kündigst du Smoobu.

Alte Smoobu-Buchungen lassen sich nicht über das Portal anschreiben

Buchungen, die noch über Smoobu hereinkamen, bevor du auf die direkte Kanalanbindung umgestellt hast, kennt der neue Kanal nicht. Für genau diese Buchungen kann Xentra nichts über das Portal senden; du siehst dann eine Meldung, die Buchung sei nicht korrekt verknüpft. Ein Sync ändert daran nichts, und in den Buchungsdetails gibt es dafür keinen Knopf. Schick die Nachricht für solche Altbuchungen direkt im Extranet des Portals. Alle Buchungen ab der Umstellung sind verbunden, dort läuft der Versand normal.