Smoobu-Import: was mitkommt und was nicht

Deine Buchungshistorie kommt mit: der Import holt deine Smoobu-Buchungen bis zu fünf Jahre zurück und ein Jahr im Voraus, jeweils mit Preis und, soweit Smoobu sie liefert, Provision. Damit rechnen auch die Auswertungen rückwirkend, nicht erst ab deinem Abo; deine Kosten trägst du dafür selbst in Xentra ein. Dazu kommen Unterkünfte, Platzhalter und der Nachrichtenverlauf deiner Gäste.

Nicht mit kommen:

• die Aufteilung in Haus und Wohnungen: Hast du in Smoobu ein ganzes Haus und die Wohnungen darin als verknüpfte Einheiten angelegt, kommt diese Verknüpfung nicht mit. Bis du in Xentra bei jeder Wohnung unter Objekt bearbeiten, „Übergeordnete Einheit“, das Haus auswählst, sperrt eine Buchung des ganzen Hauses die Wohnungen nicht, und umgekehrt. Ordne sie deshalb zu, bevor du die Portale verbindest.
• deine Tagespreise: dein Preiskalender in Xentra bleibt leer, bis du Preise unter Preise einträgst oder PriceLabs direkt mit Xentra verbindest. Auf Wunsch übernimmt unser Team die Smoobu-Tagespreise einmalig, zusammen mit dem Mindestaufenthalt je Tag. Saisonale Preisregeln kommen dabei nicht als Regeln mit, nur die Werte je Tag. Die Verfügbarkeit aus Smoobu wird nicht übernommen: belegt ist in Xentra, was als Buchung oder Blockierung importiert wurde.
• Haustiergebühr, Aufpreis je Gast und Gäste im Basispreis: die trägst du unter Preise, Reiter Einstellungen selbst ein.
• die Endreinigung: ebenfalls unter Preise, Reiter Einstellungen. Mit „Auf andere kopieren“ kopierst du die Werte einer Wohnung auf andere ausgewählte Wohnungen, Abschnitt für Abschnitt.
• die Mindestaufenthalte, außer du lässt sie mit den Tagespreisen vom Team übernehmen. Booking.com nimmt Wochen- und Monatsraten beim Trennen des alten Channel Managers teilweise selbst heraus; die trägst du danach über die Massenbearbeitung wieder ein.
• Nachrichtenvorlagen und Automationen: Xentra liest sie über die Smoobu-Schnittstelle nie aus. Du legst sie einmal neu an, unter Nachrichten & KI-Bot → Automationen. Bis dahin laufen nur die drei Standardautomationen, die jedes Konto von Anfang an hat: zwei Erinnerungen vor der Anreise und die Bestätigung nach dem Check-in.
• Rechnungen, Gästemappen und Smoobus eigene Auswertungen: lade dir herunter, was du aufheben willst, bevor du kündigst.

Plan das fest in die Umstellung ein, am besten bevor du das alte System kündigst.

Brücke für die Gästemappe: Zu jeder importierten Buchung speichert Xentra den Link auf deine bestehende Smoobu-Gästemappe. Du kannst ihn als Platzhalter {{smoobu_guest_guide_link}} in eine Nachricht setzen, solange deine neue Gästemappe noch nicht fertig ist. Im Platzhalter-Katalog steht er nur, solange die Smoobu-Verbindung besteht.

Offene Restzahlungen aus deinem alten Zahlungstool

Für Buchungen, die aus Smoobu importiert wurden, verschickt Xentra keine Zahlungsaufforderung, weder für die Anzahlung noch für den Rest. Das gilt auch, wenn der Gast die Anzahlung schon über ein anderes Tool bezahlt hat, zum Beispiel ChargeAutomation. Doppelte Aufforderungen gibt es dadurch nicht, den Rest zieht aber auch niemand automatisch ein. Den offenen Betrag schickst du dem Gast als Zahlungslink: Buchung öffnen, Reiter „Details“, Karte „Zahlungslinks“, „Zahlungslink erstellen“, Betrag und Verwendungszweck eintragen, „Link erstellen“ (siehe Zahlungslink mit freiem Betrag aus der Buchung).

Wie der ganze Umstieg abläuft: siehe Smoobu ersetzen: Xentra als vollständiges PMS.