Wiederkehrende Aufgaben: wann sie im Kalender stehen

Aufgaben aus einer Regel (zum Beispiel „Treppenhaus wischen, jeden Montag“) entstehen standardmäßig erst am Morgen des Termins. Vorher ist der Tag im Kalender leer, obwohl die Regel richtig angelegt ist.

Willst du vorausplanen, stell unter Einstellungen, Aufgaben entstehen, Wiederkehrende Aufgaben den Punkt Aufgaben im Voraus planen auf 7, 14, 30 oder 60 Tage im Voraus. Die Aufgaben erscheinen wenige Sekunden nach dem Speichern in Planung und Kalender. „Am Tag selbst“ ist die Voreinstellung.

Bei 30 und 60 Tagen stehen die Aufgaben so lange im Voraus fest. Änderst du eine Regel (Titel, Zeit, Person), gilt das für alle künftigen Aufgaben dieser Regel; Aufgaben, die du einzeln geändert hast, bleiben, wie sie sind.

Aufgaben im Voraus planen auf „60 Tage im Voraus“, darunter der Hinweis, dass Änderungen an der Regel für alle künftigen Aufgaben gelten.

Gut zu wissen:

• Änderst du eine Regel, werden die schon geplanten, noch unbearbeiteten Aufgaben angepasst. Löschst du eine einzelne geplante Aufgabe, kommt sie nicht wieder.
• Deine Kräfte bekommen eine Sammel-Benachrichtigung statt einer pro Aufgabe.
• Nutzt du die Annahme-Bestätigung, wird beim Vorausplanen erst ein paar Tage vor der Aufgabe gefragt (Voreinstellung 3 Tage). Mehr dazu unter Aufgaben zuweisen: Vertretung, Pool und Dienstplan.

In derselben Liste bearbeitest, pausierst oder löschst du jede Regel und siehst, wie viele Aufgaben schon daraus entstanden sind. Steht dort „Wird nie ausgeführt“, fehlt der Wochentag (wöchentlich), der Tag im Monat (monatlich) oder Monat und Tag (jährlich): Regel öffnen, ergänzen, speichern.

Wenn eine Person das Team verlässt

Löschst oder deaktivierst du ein Teammitglied, oder bekommt es keine Aufgaben mehr, werden seine offenen Aufgaben freigegeben, und auch seine wiederkehrenden Regeln verlieren die Person. In der Liste der wiederkehrenden Aufgaben steht dann bei der Regel „Nicht zugewiesen“ und „Zuweisung aufgehoben (Konto kann keine Aufgaben mehr übernehmen)“. Öffne die Regel und wähle eine neue Person: Alle künftigen Aufgaben der Regel gehen dann auf einmal an sie. Einzelne freigegebene Aufgaben weist du so neu zu: Planung, Liste, Filtern, Person „Nicht zugewiesen“, Anwenden, Abhaken, Aufgaben antippen (oder Alle auswählen), Zuweisen, Person wählen, bestätigen.

Kalender, Liste und Tagesansicht: siehe Planung: Übersicht, Kalender und Liste.