Eigentümer & Verwalter: Stammdaten und Überblick zur Abrechnung

Eigentümer & Verwalter

Hier pflegst du die Stammdaten der Eigentümer und Verwalter deiner Einheiten und rechnest jeden Monat mit den Eigentümern ab. Eigentümer & Verwalter öffnen

Eigentümer & Verwalter mit Eigentümern und zugewiesenen Einheiten

Fehlt der Menüpunkt Eigentümer & Verwalter, schalte unter Module das gleichnamige Modul ein. Es ist standardmäßig aus.

Nicht verwechseln: Hier legst du keine Logins an. Einen eigenen Zugang für einen Eigentümer (Kalender und Buchungen seiner Einheiten, Eigennutzung) erstellst du unter Einstellungen, Team & weitere Nutzer mit der Rolle Eigentümer, siehe den Artikel „Team & weitere Nutzer“.

Eigentümer oder Verwalter anlegen

Reiter Eigentümer oder Verwalter, dann Eigentümer hinzufügen bzw. Verwalter hinzufügen. Erfasst werden Firmenname, Ansprechperson, E-Mail, Telefon, Webseite, Firmenadresse, IBAN, Steuernummer, Provisionssatz, Vertragsbeginn und Vertragsende, Zahlungsmethode, Notizen, Freigabe für Auslagen und eigene Felder (Feld hinzufügen). Unter Einheiten zuweisen ordnest du die Wohnungen zu; eine Einheit gehört dabei zu einem Eigentümer.

Die IBAN wird beim Eintippen geprüft. Ist sie ungültig, steht darunter „Diese IBAN ist ungültig. Bitte prüf sie noch einmal.“ und Speichern bleibt gesperrt, bis sie stimmt. Das erscheint auch, wenn du einen Eigentümer öffnest, bei dem früher eine fehlerhafte IBAN gespeichert wurde.

Löschst du einen Eintrag, werden zugeordnete Einheiten, Abrechnungs-Einstellungen und noch nicht finalisierte Entwürfe mitgelöscht. Gibt es schon finalisierte Abrechnungsbelege, ist Löschen nicht möglich, weil diese aus buchhalterischen Gründen erhalten bleiben.

Wofür die Stammdaten sonst gebraucht werden

• Platzhalter in Vorlagen, zum Beispiel {{owner_company_name}} oder {{manager_email}}
• Empfänger in Automatisierungen: eine Nachricht an den Eigentümer oder Verwalter der Einheit
• Einheiten vom Typ „Verwaltet“: Im Dialog der Einheit (Einheiten, Objekt bearbeiten, Typ) werden Eigentümer und Verwaltungsprovision nur angezeigt; gepflegt werden sie hier.

Eigentümerabrechnung

Im Reiter Abrechnungen entsteht je Eigentümer und Monat eine Abrechnung mit den Umsätzen seiner Einheiten, deiner Provision, dem Auszahlungsbetrag und einem PDF, das du direkt verschickst. Die Provisionsrechnung gibt es auch als E-Rechnung (EN 16931 / ZUGFeRD-CII). Du prüfst zuerst die Vorschau und finalisierst dann.

Welche Wohnung: Jede Abrechnung nennt unter der Anschrift des Eigentümers die Einheit, für die sie gilt („Einheit: …“), bei mehreren Einheiten alle Namen („Einheiten: …“). Genannt wird jede Einheit der Abrechnung, auch eine ohne Buchung in diesem Monat. In der Versand-Mail steht dieselbe Zeile direkt nach dem ersten Satz, über den Platzhalter {units}. Hast du eine eigene Mail-Vorlage gespeichert, setz {units} dort ein, wo die Zeile stehen soll. So hält ein Eigentümer mit mehreren Wohnungen seine Abrechnungen auseinander.

Die Abrechnung nennt unter der Anschrift die Einheiten, für die sie gilt.

Bevor die erste Abrechnung entsteht: Eigentümer anlegen, ihm seine Einheiten zuordnen und in den Abrechnungs-Einstellungen das Provisionsmodell setzen. Ohne Zuordnung bleibt die Abrechnung leer.

Pflichtangaben: Bevor du eine Abrechnung erstellst, prüft Xentra die Pflichtangaben einer Rechnung: deine Anschrift, dein Land und deine Steuernummer oder USt-IdNr. sowie Anschrift und Land des Eigentümers, beim Gutschriftsverfahren auch seine Steuernummer. Fehlt etwas, zeigt die Vorschau, wo du es ergänzt, und Abrechnung erstellen bleibt gesperrt; danach auf Neu berechnen klicken.

Storno und neu abrechnen: Stornierst du eine bereits ausgezahlte Abrechnung und rechnest den Monat neu ab, zieht die neue Abrechnung den schon ausgezahlten Betrag automatisch ab.

Eine Buchung, eine Abrechnung: Hat die Einheit einen Eigentümer und einen Verwalter, wird jede Buchung nur einmal abgerechnet.

Alte Entwürfe: Entwürfe aus einem früheren Abrechnungsmodus entfernst du mit Entwurf verwerfen.

Die Vorschau listet fehlende Pflichtangaben und wo du sie ergänzt; Abrechnung erstellen ist gesperrt.

Wann du den Reiter Abrechnungen siehst:

• mit einem aktiven Abo oder in der Testphase. Die Eigentümerabrechnung ist darin enthalten; du musst sie weder beim Support freischalten lassen noch unter Module einschalten.
• als Hauptkonto, als Admin oder als Teammitglied mit dem Recht „Eigentümerabrechnung: Bearbeiten“.
• nur am Desktop. In der App und auf schmalen Bildschirmen ist der Bereich ausgeblendet.

Weiter geht es hier:

• Provisionsmodell, Abrechnungs-Einstellungen, Gästerechnungen und Auslagen: Eigentümerabrechnung: Provision und Abrechnungs-Einstellungen
• Sammelversand, ZIP, SEPA-Datei und „als ausgezahlt markieren“: Eigentümerabrechnung: Monatsabschluss, SEPA-Datei und Auslagen