iCal-Export: Kalender-Link pro Wohnung

Mit einem iCal-Export gibst du deine Belegung aus Xentra an ein Portal oder an eine Kalender-App weiter, zum Beispiel an ein Portal ohne direkte Anbindung oder an deinen Google Kalender.

Wo du den Link findest

Unter Integrationen, Reiter „PMS & iCal", den Eintrag iCal öffnen (direkt: iCal öffnen), dort auf „iCal verwalten" klicken und im Fenster „iCal-Kalender verwalten" den Reiter „Export" wählen.

1. Bei „Objekt" die Wohnung wählen.
2. „Export-URL erstellen" klicken.
3. Den Link unter „Aktive Export-URLs" kopieren und beim Portal oder in der Kalender-App eintragen.

Vorher existiert kein Link, die Liste ist dann leer. Das ist der häufigste Grund, warum Gastgeber hier nichts finden. Für Portale wie Airbnb, VRBO oder Booking.com legst du pro Wohnung einen eigenen Export an, für neun Wohnungen also neun Exporte. Die Option „Alle Objekte" ist nur für Kalender-Apps wie Outlook oder Google Kalender gedacht, nicht für Portale. An jedem Export siehst du, wie oft er abgerufen wurde.

Der Reiter „Export" mit Objekt-Auswahl und den aktiven Export-URLs

Der Link ist ein reiner Kalender-Feed: Portale und Kalender-Programme lesen ihn, im Browser zeigt er keine Kalenderansicht. Er enthält bestätigte Buchungen und die Blockierungen, die du in Xentra angelegt hast. Buchungen mit dem Status „Ausstehend" und Anfragen stehen nicht darin, die Tage sind beim Portal also noch frei. Wer den Link hat, kann den Feed lesen. Gib ihn deshalb nur an Portale und Programme weiter, denen du vertraust, und lösch einen Export, den du nicht mehr brauchst. Brauchst du auf deiner Webseite einen sichtbaren Belegungskalender, nimm nicht den iCal-Link, sondern den Belegungskalender aus dem Buchungstool. Siehe „Belegungskalender für die eigene Website".

Was der Feed enthält: ganze Tage, keine Uhrzeiten

Jede Buchung steht im Feed als ganztägiger Eintrag vom Anreisetag bis zum Abreisetag. Der Abreisetag selbst gilt nach iCal-Standard als frei, damit ein Wechsel am selben Tag nicht als Überschneidung ankommt. Check-in- und Check-out-Uhrzeiten stehen nicht im Feed. Eine stornierte Buchung verschwindet beim nächsten Abruf von selbst, eine verschobene wandert auf die neuen Daten. Blockierungen aus einem angebundenen PMS (zum Beispiel Smoobu) gibt der Export nicht weiter. Brauchst du Uhrzeiten oder eine sofortige Meldung bei Änderungen, etwa für die App einer Reinigungsfirma, nimm die Daten-API oder Webhooks (siehe „Daten-API: Schlüssel, Zugriff und Dokumentation“ und „Webhooks: Ereignisse, Felder und Signatur“).

Warum ein Portal verzögert aktualisiert

Xentra erzeugt den Feed bei jedem Abruf neu, eine neue Buchung oder Blockierung steht also sofort drin. Verzögert wird auf der Seite des Portals, das den Link nur in Abständen abruft:

• Airbnb: meist alle paar Stunden.
• Booking.com / VRBO: kann 12 bis 24 Stunden dauern.

Manuell anstoßen: bei Airbnb in den Kalender-Einstellungen „Kalender synchronisieren" → „Jetzt synchronisieren", bei Booking.com unter Kalender/Preise „Kalender synchronisieren" → „Aktualisieren".

Das betrifft nur den Export (Xentra → Portal). Den Import (Portal → Xentra) richtest du im Reiter „Import" ein, er gleicht etwa stündlich ab. Beides zusammen brauchst du, damit sich die Kalender gegenseitig blockieren: siehe iCal: Portale ohne direkte Anbindung.