Check-in-Formular: Reisende und Gästeanzahl

Diese Einstellungen stehen in deiner Check-in-Vorlage (Checkin / Gästemeldung, Reiter Formulare, Vorlage öffnen), Reiter Gästedaten. Alle weiteren Einstellungen der Vorlage: siehe „Check-in-Formular einrichten: Gastdaten, Felder und Weiterleitung“.

Reisende-Abfrage und abweichende Gästeanzahl

Unter Reisende-Abfrage gibt der Gast an, wie viele Erwachsene, Kinder und Babys anreisen. Mit Bezeichnungen & Altersgrenzen anpassen benennst du die Gruppen um. Bei Wenn die Gästeanzahl von der Buchung abweicht wählst du:

• Gast darf die Anzahl frei ändern (Standard): Der Gast darf weniger Personen angeben als gebucht und Kinder zwischen den Altersgruppen verschieben. Kurtaxe und Meldeschein richten sich nach seiner Angabe.
• Weniger Gäste als gebucht bestätigen lassen: Der Gast muss eine kleinere Zahl ausdrücklich bestätigen. In der Buchung steht dann zum Beispiel „2 gebucht, 1 angegeben. Vom Gast bestätigt am …“.
• Aus der Buchung übernehmen, nicht änderbar: Der Gast gibt für jede gebuchte Person mindestens Vorname und Nachname an. Welche Angaben du sonst abfragst, zum Beispiel das Geburtsdatum, stellst du bei den Gästedaten ein. Ändert sich die Zahl, meldet er sich bei dir.

Mehr Personen als gebucht gehen bei keiner Option. Der Gast trägt höchstens so viele Erwachsene und Kinder ein, wie in der Buchung stehen. Steht dort zum Beispiel „2 Erwachsene, 0 Kinder“, lässt sich bei zwei Erwachsenen kein Kind dazunehmen, nur der Baby-Zähler geht weiter. Reist die Familie mit Kindern an, die das Portal nicht übermittelt hat, änderst du die Gästezahl in der Buchung (Bearbeiten, Felder Erwachsene und Kinder). Danach kann der Gast die Kinder im Check-in eintragen.

Verglichen werden Erwachsene und Kinder, Babys zählen nicht mit. Stehen in der Buchung Babys, die in Wahrheit ältere Kinder sind (Portale melden Kinder ohne Altersangabe oft als Babys), trägt der Gast sie als Kinder (6-15 Jahre) oder Kinder (unter 6) ein, auch bei „nicht änderbar“. Ein zusätzlicher Erwachsener wird daraus nicht. Die Einstellung gilt nicht für Einheiten mit Chekin. Mit Hunde abfragen erscheint zusätzlich ein Hunde-Zähler; bei Einheiten, die unter Preise auf „Max. Hunde: 0“ stehen, blendet Xentra ihn aus. Der Hunde-Zähler startet mit den Hunden aus der Buchung, und der Gast kann die Zahl ändern, auch bei „Aus der Buchung übernehmen, nicht änderbar“. Hat der Gast schon eine Zahl gespeichert, bleibt seine Angabe. Übermittelt das Portal keine Hunde, startet der Zähler bei 0.

Im Online-Check-in startet der Hunde-Zähler bei den 2 Hunden aus der Buchung

Mitreisende: gleiche Nationalität und Anschrift wie der Hauptreisende

Fragst du unter Erforderliche Informationen die Nationalität oder die Anschrift (Wohnsitzland, Straße, PLZ, Ort) vom Hauptgast und von weiteren Gästen ab, steht auf jeder Karte unter Weitere Reisende das Häkchen Gleiche Nationalität und Anschrift wie Hauptreisender. Fragst du nur eins von beiden ab, heißt es „Gleiche Nationalität wie Hauptreisender“ oder „Gleiche Anschrift wie Hauptreisender“.

• Setzt der Gast das Häkchen, übernimmt der Check-in diese Angaben vom Hauptreisenden und blendet die Felder bei der Begleitperson aus. Ändert er danach etwas beim Hauptreisenden, wird es mitgenommen.
• Nimmt er das Häkchen wieder heraus, bleiben die übernommenen Werte als normale Felder stehen und er kann sie ändern.
• Übernommen wird nur, was du von beiden abfragst. Brauchst du die Anschrift der Mitreisenden gar nicht, schalte sie bei den weiteren Gästen einfach aus.

Im Online-Check-in übernimmt der zweite Erwachsene mit einem Häkchen Nationalität und Anschrift des Hauptreisenden