Zuweisungskonflikt: Buchung ohne passendes Zimmer

Arbeitest du mit Zimmerkategorien, setzt Xentra jede Buchung einer Kategorie automatisch in ein freies Zimmer dieser Kategorie. Ist kein Zimmer der Kategorie für den ganzen Aufenthalt frei und sind für das Hotel automatische Upgrades an, bekommt der Gast ein Upgrade in eine bessere Kategorie (siehe unten). Ist ein Zimmer frei, aber für weniger Gäste eingestellt, sind die Upgrades aus oder klappt auch das Upgrade nicht, parkt Xentra die Buchung vorläufig auf einem Zimmer und meldet einen Zuweisungskonflikt: per E-Mail, in der Glocke und im Kalender unter Handlungsbedarf, Abschnitt „Zuweisungskonflikte“.

Die zwei Gründe

• Kein Zimmer frei: Ein Zimmer der Kategorie hätte Platz, ist aber nicht für den ganzen Zeitraum frei.
• Zu viele Gäste: Kein Zimmer der Kategorie ist für so viele Personen eingestellt. Die Zeile sagt dann, wie viele Personen die Buchung hat und wie viele die Kategorie erlaubt; an der Buchung steht „Konflikt: zu viele Gäste“. Gezählt werden Erwachsene und Kinder, Kleinkinder nicht. Meldet ein Portal ein Kleinkind als Kind, zählt es also mit.

So löst du den Konflikt

1. Kalender, Handlungsbedarf, Abschnitt „Zuweisungskonflikte“.
2. Bei der Buchung „Zimmer wählen“ und das Zimmer auswählen.
3. Ist das Zimmer für weniger Gäste eingestellt, fragt Xentra nach. Haben die Gäste dort trotzdem Platz, bestätigst du mit „Trotzdem zuweisen“.

„Automatisch zuweisen“ belegt nie ein Zimmer über seiner eingestellten Personenzahl und nie ein Zimmer einer niedrigeren Kategorie. Bei zu vielen Gästen hilft nur „Zimmer wählen“ oder die Gästezahl im Portal zu prüfen.

Automatische Upgrades

Ist kein Zimmer der gebuchten Kategorie für den ganzen Aufenthalt frei, etwa weil jede Nacht ein anderes Zimmer frei wäre, legt Xentra den Gast zum gebuchten Preis in ein freies Zimmer einer besseren Kategorie desselben Hotels. Besser heißt: Die Kategorie fasst mindestens so viele Gäste und kostet an jeder Nacht des Aufenthalts mindestens gleich viel. Kommen mehrere in Frage, nimmt Xentra die günstigste. Das ist eine feste Regel beim Eingang der Buchung, keine KI. An der Buchung steht danach „Upgrade“, und im Kalender unter Handlungsbedarf zeigt der Abschnitt „Upgrades“ diese Gäste sieben Tage lang.

Die Gästezahl allein löst nie ein Upgrade aus. Ist ein Zimmer der gebuchten Kategorie für den ganzen Aufenthalt frei, aber für weniger Gäste eingestellt (zum Beispiel weil das Portal zusätzlich ein Kind im Kinderbett verkauft hat), bleibt der Gast in seiner Kategorie: Die Buchung landet als Zuweisungskonflikt im Handlungsbedarf, und du entscheidest mit „Zimmer wählen“, ob der Gast trotzdem in dieses Zimmer kommt. Ist dagegen kein Zimmer für den ganzen Aufenthalt frei, bekommt der Gast das Upgrade auch mit mehr Gästen, in ein Zimmer, das so viele Gäste fasst.

Gast zurück ins gebuchte Zimmer: Kalender, Handlungsbedarf, Abschnitt „Upgrades“, bei der Buchung „Gast umziehen“, das Zimmer wählen. Ist es für weniger Gäste eingestellt, bestätigst du mit „Trotzdem zuweisen“.

Ein- und ausschalten: Einheiten, beim Hotel auf den Stift, „Hotel bearbeiten“, Schalter „Automatische Upgrades“. Neue Hotels haben ihn an. Ist er aus, landet so eine Buchung als Zuweisungskonflikt im Handlungsbedarf, und du weist das Zimmer selbst zu.

Niedrigere Kategorie auf Wunsch des Gastes

Möchte der Gast in einem Zimmer einer niedrigeren Kategorie desselben Hotels bleiben, zum Beispiel weil er für eine Verlängerung im Portal eine andere Zimmerart gebucht hat, kannst du ihn dorthin verlegen:

• Im Handlungsbedarf unter „Zimmer wählen“ stehen diese Zimmer in der Gruppe „Niedrigere Kategorie (auf Wunsch des Gastes)“.
• In der Buchung unter „Bearbeiten“, Feld „Apartment“, stehen sie mit dem Zusatz „(Niedrigere Kategorie: …)“.

Xentra fragt vorher nach („In eine niedrigere Kategorie verlegen?“); mit „Ja, auf Wunsch des Gastes verlegen“ wird der Gast verlegt. Der Gast zahlt weiter den gebuchten Preis, und im Portal bleibt die gebuchte Zimmerkategorie stehen. Die Buchung zeigt danach das Zeichen „Downgrade“.