Xentra-Buchungsnummer, Gastnummer und Kundennummer

Jede neue Buchung bekommt automatisch eine Xentra-Buchungsnummer, zum Beispiel XB-1042-10007-03-5: deine Kundennummer, die Gastnummer, der wievielte Aufenthalt dieses Gastes es ist und am Ende eine Prüfziffer. Jeder Gast bekommt eine Gastnummer, zum Beispiel XG-1042-10007-1. Die Nummern bleiben gleich, auch wenn die Buchung später umgebucht oder storniert wird.

Keine Nummer haben Buchungen, die vor Einführung der Nummern angelegt wurden, Sperrungen, Buchungen aus iCal-Kalendern und ältere Buchungen, die erst später importiert werden (zum Beispiel beim Verbinden eines PMS).

Die Nummer des Portals ersetzt sie nicht: die steht weiter unter # Portal.

Wo du die Nummern findest

• In der Buchung: die Gastnummer in der Karte Gast (ein Klick öffnet den Kontakt), die Buchungsnummer in der Karte Zeitraum unter „Gebucht am“. Dort sieht sie jeder, der die Buchung sehen darf, auch Eigentümer.
• Beim Kontakt: unter der Gastnummer im Kontakt, und in seiner Buchungsliste an jeder Buchung.
• In Nachrichten: rechts in der Gast-Spalte neben dem Chat.
• In der Suche (⌘K / Strg+K): Nummer eintippen, mit oder ohne Bindestriche, groß oder klein. Ein Tippfehler findet nichts statt einer falschen Buchung.

Auf Rechnungen

In den Rechnungseinstellungen unter Darstellung den Schalter „Xentra-Buchungsnummer und Gastnummer auf Rechnungen“ einschalten und speichern. Neue Rechnungen zeigen dann „Buchungsnr.“ und „Gastnr.“ unter der Rechnungsnummer, auch in der E-Rechnung (ZUGFeRD, XRechnung). Bereits ausgestellte Rechnungen ändern sich nicht.

In Nachrichten, Webhooks und API

• Platzhalter: {{xentra_booking_number}} und {{xentra_guest_number}}, im Platzhalter-Menü unter Buchung.
• Webhooks: die Felder „Xentra-Buchungsnummer“ und „Xentra-Gastnummer“ in den Webhook-Einstellungen anhaken.
• Daten-API: jede Buchung liefert xentra_booking_number und xentra_guest_number, du kannst auch danach filtern.

Deine Kundennummer

Deine eigene Xentra-Kundennummer (XH-…) steht unter Einstellungen → Profil → Geschäftsdaten. Gib sie an, wenn du uns schreibst oder anrufst.