Wechsel am selben Tag: Zeitüberschneidung zwischen Check-out und Check-in

Reist ein Gast am selben Tag ab, an dem der nächste anreist, vergleicht Xentra die beiden Zeiten. Xentra nimmt dafür die Zeit, die an der Buchung steht (vom Portal oder PMS), sonst deine Standard-Zugangszeiten (siehe Check-in- und Check-out-Zeiten einstellen). Ein genehmigter später Check-out oder früher Check-in zählt mit. Gesperrt wird nichts.

Hinweis in der Buchung

Liegt der Check-out nach dem Check-in der nächsten Buchung, zeigt die Buchungsseite im Kasten Zeitraum einen gelben Hinweis „Zeitüberschneidung beim Gästewechsel“, zum Beispiel „Check-out 14:00 überschneidet sich mit Check-in 13:00 der nächsten Buchung.“ Liegt eine der beiden Zeiten nicht am Wechseltag, weil der Zugangszeitraum einer Buchung von Hand auf andere Tage gesetzt ist, steht ihr Datum dahinter, zum Beispiel „Check-in 14:00 (13.04.)“. Am Computer siehst du den Hinweis auch in der Vorschau, wenn du im Kalender über die Buchung fährst.

Kommt eine der Zeiten aus einem Zugangszeitraum, den du von Hand gesetzt hast, sagt der Hinweis, wo du ihn korrigierst: bei dieser Buchung weiter unten in der Karte Türzugang auf den Stift, bei der anderen Buchung über den Knopf Andere Buchung öffnen und dort in der Karte Türzugang. Standard setzt die normalen Zeiten der Einheit.

Hinweis Zeitüberschneidung beim Gästewechsel mit Datum der Check-in-Zeit und dem Knopf Andere Buchung öffnen

Fragt ein Gast einen späten Check-out oder frühen Check-in an, den du erst genehmigen musst, steht derselbe Hinweis schon vorher unter der Anfrage: in der Buchung, Reiter Online Check-in, Bereich Gebuchte Services. Xentra rechnet dabei mit der Uhrzeit, die der Zusatzservice setzen würde. Gesperrt wird nichts, du kannst trotzdem Genehmigen.

Benachrichtigung „Zeitüberschneidung“

Entsteht so eine Überschneidung, bekommst du einmal Bescheid: in der Glocke als „Zeitüberschneidung“ mit Tag und beiden Uhrzeiten (zum Beispiel „19.11.2026: Check-out 16:00 / Check-in 14:00“; liegt eine Zeit an einem anderen Tag, steht ihr Datum dabei, etwa „Check-in 14:00 (13.04.2027)“), per E-Mail und mit der Xentra-App per Push. Das passiert, wenn

• eine neue Buchung dazukommt,
• du in der Buchung in der Karte Türzugang den Zugangszeitraum änderst,
• du einen späten Check-out oder frühen Check-in genehmigst, den der Gast angefragt hat.

Speicherst du dieselbe Buchung noch einmal unverändert, kommt keine zweite Meldung. Überschneidungen, die vorher schon bestanden, und Tage in der Vergangenheit meldet Xentra nicht. Eine Zeit, die sich nur in deinem PMS ändert, löst keine Meldung aus.

Einstellen: Einstellungen, Benachrichtigungen, Bereich Buchungen, Zeile „Zeitüberschneidung beim Gästewechsel“. Sie ist ab Werk an. Push und E-Mail schaltest du dort getrennt, mit Anpassen beschränkst du sie auf bestimmte Objekte. In der Glocke erscheint sie immer.

Was du tun kannst

Passe die Zeit an, für eine einzelne Buchung im Zugangszeitraum der Buchung (Karte Türzugang, Stift), oder setze Puffer-Nächte, wenn du keine Wechsel am selben Tag willst (siehe „Mindestaufenthalt und Puffer-Nächte zwischen Buchungen“).